Strumenti di gestione dei progetti IT: come completare con successo un progetto

In molte aziende moderne, il reparto IT è una delle aree più importanti. Molto spesso i compiti vengono elaborati sotto forma di progetto. Per garantire che nulla vada perso nella marea di ticket, analisi, concettualizzazioni …

Strumenti di gestione dei progetti IT: come completare con successo un progetto

Geschäftspersonen sitzen und stehen an Computern
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In molte aziende moderne, il reparto IT è una delle aree più importanti. Molto spesso i compiti vengono elaborati sotto forma di progetto. Per garantire che nulla vada perso nella marea di ticket, analisi, concettualizzazioni e comunicazioni necessarie e che l’obiettivo possa essere raggiunto con sicurezza, le aziende utilizzano strumenti di gestione dei progetti IT per dare struttura al caos.

In questo articolo vi mostriamo come un progetto IT può avere successo, cosa dovete considerare quando scegliete un software di gestione dei progetti e quali strumenti di PM si sono affermati in aziende di diverse dimensioni.

  • Nella gestione dei progetti, si può fare una distinzione tra metodi tradizionali e agili.
  • Gli strumenti di PM si basano solitamente sul principio Scrum o Kanban.
  • Il mercato degli strumenti di gestione dei progetti IT è molto vario. La scelta deve quindi essere fatta con attenzione.

Che cos’è esattamente un progetto?

L’Istituto tedesco per la standardizzazione (DIN) descrive un progetto come
“un progetto che è essenzialmente caratterizzato dall’unicità delle condizioni nel loro complesso, quali: Definizione degli obiettivi, condizioni temporali, finanziarie, di personale o di altro tipo, demarcazioni da altri progetti e organizzazione specifica del progetto”.

Si tratta quindi di un’attività una tantum che si svolge all’interno di un chiaro quadro finanziario, di personale e di tempo. È auto-organizzato e differenziato da altri progetti o attività dell’azienda. Se il progetto rientra nell’ambito della tecnologia dell’informazione, si chiama progetto IT.

Suggerimento: alcune aziende IT si sono specializzate nel lavoro a progetto come modello di business. Creano, mantengono ed espandono il software su richiesta del cliente. Questo software con i dipendenti responsabili è considerato un progetto.

2 La scelta della metodologia è fondamentale

Una volta completata la pianificazione del progetto, è il momento di scegliere la metodologia. Negli ultimi anni si sono affermati diversi approcci alla gestione dei progetti. In linea di massima, si possono suddividere in metodi classici e cosiddetti agili. Questi ultimi si stanno affermando da tempo e sono i metodi sempre più utilizzati nei software di gestione dei progetti.

Gestione di progetto ibrida

È importante ricordare che non è assolutamente necessario impegnarsi in un solo metodo. I metodi possono anche essere combinati a seconda delle necessità; gli ibridi non sono più una rarità nel lavoro di progetto quotidiano. Qui potete trovare ulteriori informazioni sulla gestione ibrida dei progetti.

Di seguito troverete un elenco di alcuni dei metodi più noti:

Metodi di progetto tradizionali:

  • Prince2
  • IPMA
  • Metodo a cascata

Metodi di progetto agili:

  • Kanban
  • Scrum
  • Programmazione Estrema

Molti metodi agili provengono dal campo dello sviluppo del software e sono quindi molto adatti ai team IT. Per questo motivo, nella sezione seguente vorremmo introdurre brevemente i due metodi Scrum e Kanban.

2.1 Scrum

Il framework Scrum consiste essenzialmente in tre ruoli. Uno di questi è naturalmente il team di sviluppo o di progetto.

Hand zeichnet Scrum Ablauf auf Whiteboard
Con il principio di Scrum, il lavoro si svolge in cicli individuali.

Inoltre, esiste un“proprietario del prodotto“, che stabilisce i requisiti del progetto ed è considerato responsabile del prodotto. È anche il mediatore tra il team di sviluppo e le persone esterne, chiamate“stakeholder”.

La terza persona coinvolta è lo“Scrum Master“. Questa persona agisce come una sorta di moderatore o allenatore all’interno del team di sviluppo, ma non fa parte del team stesso. Si tratta quindi di un manager che supervisiona il progetto Scrum senza giudicarlo o prendere provvedimenti disciplinari.

Inizialmente, Scrum ha solo linee guida non vincolanti, in modo che il progetto possa essere gestito con la massima flessibilità possibile. Viene definito un“backlog“, ovvero un catalogo prioritario di requisiti per il prodotto finale.

L’ultima parte è costituita dai cosiddetti“sprint“, una finestra temporale in cui vengono elaborati e completati requisiti specificamente selezionati dal backlog.

2.2 Kanban

Il metodo Kanban si basa principalmente sulla rappresentazione visiva. Nell’implementazione classica, i Post-it sono incolonnati in tre colonne: “Da fare”, “Lavoro in corso” e “Fatto”. Sui post-it vengono scritte le singole fasi di lavoro, che possono essere spostate in base allo stato attuale.

Con questo metodo, l’intero team può vedere immediatamente sulla lavagna in quale fase si trovano le singole fasi del progetto . In questo modo, è possibile riconoscere rapidamente l’imminente congestione dei compiti e, idealmente, evitarla.

3 Il mercato dei software di pianificazione è ampio

Nei progetti IT, è ovvio che quando si usano i computer, si usa anche un software di gestione dei progetti, che utilizza i metodi sopra menzionati, li estende e rende i risultati disponibili online. Tuttavia, gli strumenti di PM si sono affermati da tempo anche al di fuori del settore informatico.

Zwei Personen sitzen vor Laptop mit Diagrammen
strumenti di PM aiutano sia nell’implementazione del progetto che nell’ottimizzazione dei singoli processi.

Microsoft ha rilasciato il suo primo software di gestione dei progetti“Microsoft Project” nel 1984 e lo supporta ancora oggi con aggiornamenti regolari. Nei 35 anni successivi, tuttavia, Microsoft non è stata affatto l’unica azienda a riconoscere il potenziale del software di pianificazione.

Di conseguenza, i team di progetto si trovano di fronte a una decisione difficile quando vogliono utilizzare un software di pianificazione del lavoro. I diversi fornitori si concentrano su fattori diversi , come la comunicazione, la combinazione delle risorse o la chiarezza.

Anche le dimensioni del team di progetto possono fare la differenza. Alcuni strumenti non sono adatti ai piccoli team dal punto di vista del prezzo o offrono troppo poche funzioni per i team più grandi. Nell’ultima sezione vi presentiamo due strumenti che potrebbero essere una buona soluzione per la vostra azienda.

4 Presentazione di due strumenti di gestione dei progetti IT

4.1 Jira

Innanzitutto va detto che Jira, un software rilasciato da Atlassian, è disponibile in quattro versioni. Il software Jira è progettato specificamente per i progetti software e offre, tra le altre caratteristiche, roadmap, una funzione di reporting e schede kanban. Jira Service Desk è progettato per il servizio clienti dei team IT e offre un sistema di ticket e una base di conoscenze. Nell’aprile 2019, Atlassian ha annunciato Jira Align, che si rivolge alle grandi aziende e mira in particolare a ottimizzare i processi.

Logo Atlassian
Con Jira e Trello, la società Atlassian offre due interessanti strumenti di gestione dei progetti per piccole e grandi aziende.

La versione più interessante per la gestione dei progetti è Jira Core. Questa versione è stata sviluppata per la gestione dei progetti in generale ed è stata pensata per rivolgersi a una gamma più ampia possibile di dipartimenti. A tal fine, è possibile personalizzare il software in base alle proprie esigenze.

Jira Core utilizza i flussi di lavoro come base su cui costruire il progetto. Le informazioni rilevanti sono visualizzate in un unico punto e le attività da svolgere possono essere distribuite tramite notifiche. Il software di pianificazione offre anche dashboard personalizzabili che possono, tra l’altro, informare sul carico di lavoro o visualizzare un rapporto rapido e pronto. Una vista calendario per le scadenze o gli appuntamenti completa il software.

Tutte le versioni di Jira possono essere ampliate tramite plug-in. Ad esempio, grazie all’interfaccia REST, è possibile integrare in Jira la registrazione dei tempi o i processi automatizzati.

Jira Core è disponibile online tramite browser e può essere ospitato su cloud o sui propri server. Naturalmente, Atlassian offre anche un’applicazione per il lavoro mobile per ogni versione.

4.2 Trello

Trello, anch’esso gestito da Atlassian, è uno strumento di gestione dei progetti IT basato sul web. Si basa sul principio Kanban e pone le lavagne al centro del software. Su queste lavagne, le schede contenenti i compiti da svolgere possono essere suddivise in elenchi. All’inizio sono disponibili i tre elenchi “Da fare”, “In corso” e “Finito”, come è tipico di Kanban. Tuttavia, questi possono essere rinominati, cancellati o ampliati a piacere.

Le singole schede possono essere progettate secondo le necessità. Ad esempio, è possibile aggiungere allegati, fissare scadenze o aggiungere commenti.

La versione di base di Trello è gratuita, ma dispone di alcune funzioni premium . Questo strumento offre anche una visualizzazione web mobile e un’app per Android e iOS.

Una breve introduzione a Trello è contenuta nel seguente video:

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