Ogni mese, ogni dipendente riceve una busta paga. Ma ciò che i dipendenti danno per scontato, per i datori di lavoro è un compito che richiede molto tempo. Se l’azienda è stata aperta da poco e l’operatore è ancora del tutto inesperto in materia di contabilità delle retribuzioni, questo compito può richiedere diversi giorni. In effetti, ci sono alcuni aspetti importanti da considerare.

Qual è la composizione del libro paga?

Innanzitutto, occorre chiarire cosa deve contenere esattamente la busta paga. Poiché serve a calcolare i contributi previdenziali e le detrazioni fiscali, questi vengono elencati singolarmente.

Contributi sociali:

• Assicurazione sanitaria
• Assicurazione per l’assistenza a lungo termine
• Assicurazione pensionistica
• Assicurazione contro la disoccupazione

Detrazioni fiscali:

• Imposta sui salari
• Imposta ecclesiastica
• Sovrattassa di solidarietà

All’inizio può sembrare semplice, ma alla fine c’è molto di più da considerare, come chiarisce anche un articolo di imacc.de. Inoltre, bisogna considerare che le percentuali possono variare da dipendente a dipendente, ad esempio nel caso dell’imposta ecclesiastica. Vari parametri di calcolo, casi speciali ed esenzioni complicano inoltre il principio. Di conseguenza, l’emissione della dichiarazione dei redditi diventa un compito che richiede molto tempo.

Poiché la contabilità delle retribuzioni è obbligatoria per legge e un dipendente può quindi richiederla al datore di lavoro in ogni caso, non sorprende che molte aziende esternalizzino la contabilità delle retribuzioni dalla propria azienda e affidino invece questo compito a un consulente fiscale, ad esempio – dopo tutto, in questo modo si può sbagliare molto meno e il datore di lavoro può dedicarsi di nuovo alla sua attività principale.

Ma il problema è evidente: si generano costi aggiuntivi. Un’azienda orientata al profitto che continua a crescere dovrà di conseguenza spendere molto denaro per la preparazione delle buste paga.

Quindi, alla fine, all’imprenditore restano due opzioni: affidare i propri dati ad altri, pagare molto denaro e assumere una persona esterna per svolgere il lavoro (e affidarsi interamente al suo know-how) oppure occuparsi direttamente delle buste paga, dedicandovi molto tempo e – a causa della conseguente perdita di lavoro altrove – perdendo anche denaro.

Esistono tuttavia diversi modi per mantenere le buste paga all’interno dell’azienda, risparmiando tempo e denaro, grazie a un moderno software per le buste paga.

Pacchetti software che hanno senso

1. WISO Salari e stipendi

La maggior parte delle persone conosce sicuramente il programma televisivo WISO. Ogni lunedì, la rivista della ZDF dedicata agli affari e ai consumatori propone argomenti interessanti per diversi gruppi target. Sulla homepage del programma, gli utenti possono trovare diverse guide, la maggior parte delle quali sono ben fondate. La redazione si occupa anche degli imprenditori e ha lanciato il software “WISO Lohn & Gehalt” (Salario & Stipendio), un programma che facilita la contabilità dei salari, soprattutto per le aziende più piccole.

Le aziende più piccole, con un massimo di 15 dipendenti, possono essere contabilizzate. I dati importanti delle casse malattia e delle agenzie di collocamento sono già memorizzati nel programma e vengono costantemente aggiornati. Inoltre, è possibile la comunicazione online dei dati previdenziali secondo il §22 DEÜV e la comunicazione online delle imposte sui salari con ELSTER. Grazie all’online banking integrato, i pagamenti possono essere effettuati direttamente dal software.

Poiché sono stati definiti più di 30 tipi di salario diversi, con questo programma è possibile anche creare un libro paga per i mini-lavoratori, ecc. Nel complesso, con “WISO Lohn & Gehalt” l’utente ottiene un pacchetto completo in cui tutto è stato pensato. Tuttavia, deve scavare un po’ di più nelle proprie tasche: il software costa 99,99 euro per 365 giorni – ma alla fine è garantito che è più economico della fattura di un consulente fiscale!

2. Dichiarazione dei salari Lexware 2014

Con “Lexware Lohnauskunft 2014”, l’acquirente ottiene un programma che non è di supporto come quello di WISO, ma serve comunque allo scopo. Qui, al prezzo di 49,99 euro, vengono presentate soprattutto soluzioni. Il modo in cui la contabilità delle retribuzioni dovrebbe essere spiegata è facilmente comprensibile. Inoltre, l’utente riceve informazioni importanti su altri argomenti come le classi fiscali e le auto aziendali. Questo software potrebbe quindi essere visto più come una guida che come un programma che facilita il lavoro, ma è comunque utile per coloro che in futuro vorranno occuparsi da soli della contabilità delle retribuzioni.

3. Lexware Salari + Stipendi 2014

Un altro software di Lexware, “Lohn + Gehalt 2014”, offre invece un campo di applicazione molto più ampio ai suoi utenti. Secondo la stessa Lexware, oltre 100.000 aziende utilizzano già questo programma. Non c’è da stupirsi, visto che offre numerosi aiuti. Ad esempio, è possibile risparmiare molto tempo grazie alla possibilità di inviare le dichiarazioni dei salari e dei contributi direttamente all’ufficio delle imposte.

Il vantaggio di questo software è anche la possibilità di tenere conto di ben più di 15 dipendenti. Fino a 50, per l’esattezza, con l’edizione pro/premium addirittura fino a 500. Anche in questo caso è possibile creare una buona panoramica amministrativa con l’aiuto di numerosi assistenti (gestione delle assenze, gestione dell’assicurazione sanitaria, per esempio).

Tuttavia, per un prezzo che parte da 16,90 euro al mese (o 249,90 euro per un acquisto unico), il pacchetto software non è necessariamente un buon rapporto qualità-prezzo.

4. Salvia einfachLohn

Sage Software è un fornitore di software e servizi di gestione aziendale che opera in tutto il mondo. Sage einfachLohn è, come suggerisce il nome, un altro software per la contabilità delle retribuzioni che ottiene punti soprattutto per il suo funzionamento. Un’intuitiva procedura guidata per le paghe guida l’utente attraverso le varie fasi, in modo che alla fine debba solo stampare le buste paga fornite. Inoltre, con questo software è possibile creare le notifiche previste dalla legge, in modo che debbano essere solo inviate. Sono disponibili anche l’amministrazione dei dipendenti e il calendario delle assenze, per cui questo programma, che comprende un dipendente al prezzo di 5,90 euro al mese, è particolarmente adatto alle piccole imprese. Per un primo test, il software è disponibile, ad esempio, tramite TelekomCloud.

5. Prodotti gratuiti

Esistono anche nel settore dei software di contabilità delle paghe: i prodotti freeware. Non c’è dubbio che siano allettanti. Si suppone che offrano una serie di servizi per i quali in altre aziende si deve pagare un bel po’ di denaro. Tuttavia, in questo caso si raccomanda cautela e si dovrebbe considerare soprattutto la seguente domanda: Perché un software del genere può essere offerto gratuitamente quando le aziende affidabili richiedono denaro? La risposta è ovvia: perché questi prodotti software di solito non sono seri (ovviamente le eccezioni confermano la regola). Il problema è che i programmi sono obsoleti e le norme legali vigenti non sono integrate. Oppure che un’azienda dubbia voglia accedere a dati aziendali sensibili. Oppure che l’utente non abbia letto le clausole scritte in piccolo e sia improvvisamente caduto nella trappola di un abbonamento costoso. Gli imprenditori dovrebbero quindi utilizzare prodotti a pagamento ma affidabili.