Un primo articolo ha già trattato i cambiamenti generali di Office 2007, ma ci sono stati anche alcuni cambiamenti nei singoli programmi dietro la nuova interfaccia. Tra le numerose funzioni di Word 2007, Jörg Schumacher (PCDjoe) ha selezionato alcune funzioni importanti per il passaggio da una versione precedente ma non visibili a prima vista e le presenta qui.

Passaggio

Prima di tutto, vorrei rassicurare tutti i nuovi arrivati che, dal mio punto di vista, lavorare con il nuovo Word può essere fatto senza problemi e comodamente dopo poco tempo – a condizione che abbiate identificato la manopola in alto a sinistra (pulsante Office) come il pulsante di controllo centrale e che non l’abbiate liquidata come un ornamento. Gli utenti esperti di Word noteranno subito che alcune cose importanti sono completamente diverse quando si lavora con la nuova versione: Mancano le barre degli strumenti personalizzate, le scorciatoie da tastiera e le macro, ma la correzione automatica funziona.

Questo diverso comportamento è dovuto al fatto che alcune impostazioni erano memorizzate nel vecchio Normal.dot e ora sono scomparse perché Word, a differenza delle versioni precedenti, non trasferisce il vecchio Normal.dot al nuovo formato durante l’aggiornamento, ma crea un nuovo file nel nuovo formato. Nonostante le circostanze, ho trovato positivo il fatto che il mio vecchio Normal.dot avesse davvero bisogno di essere riordinato. Il modo per farlo seguirà più avanti.

Le voci di correzione automatica, invece, sono memorizzate in un file separato, che viene reso disponibile anche per la nuova versione. Tuttavia, se i componenti aggiuntivi erano ancora installati nella vecchia versione, vengono memorizzati in una scheda denominata Componenti aggiuntivi. Chi passa alla nuova versione si trova quindi inizialmente a dover ripristinare le singole impostazioni nell’ambito del nuovo Word. Lo sforzo necessario per farlo dipende in gran parte dalle vecchie impostazioni.

Illustrazione 1: Controlli importanti durante il passaggio alla nuova versione Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Di seguito viene illustrato un metodo semplice senza la pulizia annunciata e un metodo per il passaggio che richiede un po’ più di tempo, ma che è comunque consigliabile. Word 2007 non ha ripreso automaticamente il Normal.dot della versione precedente, ma non lo ha nemmeno eliminato. Troverete un Normalxx.dot nella posizione di memorizzazione originale, dove xx sta per il numero della versione precedente. Tutte le macro, le combinazioni di tasti, i modelli di formato, le barre degli strumenti e gli autotesti sono ancora presenti. Il nuovo modello di documento standard si chiama Normal.dotm, quindi può contenere anche macro (vedi articolo 1). I commutatori possono ora scegliere se continuare a utilizzare il vecchio Normal.dot come complemento del nuovo o se trasferire gli elementi in esso contenuti nella nuova versione e quindi rinunciare al vecchio Normal.dot in un secondo momento.

Usare di nuovo le vecchie impostazioni

Se si desidera utilizzare le vecchie impostazioni in modo semplice, è sufficiente un solo passaggio. Certo, è un po’ lungo, ma è necessario solo una volta: partendo dalla manopola, il percorso conduce attraverso le opzioni di Word ai componenti aggiuntivi.

Figura 2: Prima Extra->Modelli e componenti aggiuntivi, oggi un po’ più lontano. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Selezionate i componenti aggiuntivi di Word dall’elenco in basso sotto Gestione e poi fate clic su Vai a. La finestra di dialogo successiva è ora identica alla finestra Modelli e componenti aggiuntivi delle versioni precedenti. Qui, dopo aver fatto clic su Aggiungi, si individuano i modelli di documento necessari per la nuova versione. Nel mio caso ce ne sono due, uno è il vecchio Normal.dot e l’altro è un modello macro. Prima di confermare con OK, è importante che le spunte siano attivate. Dopo questi passaggi, quasi tutto torna come al solito: nella scheda Componenti aggiuntivi si possono trovare le proprie impostazioni per i menu e le barre degli strumenti, gli Autotesti, le macro e le scorciatoie da tastiera funzionano come prima.

Figura 3: Attivazione del vecchio Normal.dot

Applicare le impostazioni in modo specifico

Per quanto semplice, il primo metodo presenta uno svantaggio: se il vecchio Normal.dot era soggetto a guasti, è probabile che ora abbiate trasferito queste impostazioni pregresse al nuovo Word. Inoltre, le macro centrali del vecchio modello standard, come AutoExcec, AutoExit e altre macro automatiche, funzionano solo quando arrivano nel nuovo Normal.dotm. Pertanto, se vi manca ancora qualcosa, dovrete procedere in dettaglio come descritto di seguito.

È utile una fase preparatoria per mostrare i cosiddetti strumenti per gli sviluppatori. Ciò consente di accedere direttamente ad alcuni elementi che nella versione precedente erano memorizzati nel menu Extra. Ancora una volta, tutto inizia con un clic sul pulsante e sul pulsante Opzioni di Word. Nel ramo Uso frequente, è necessario attivare e confermare la casella di controllo dell’impostazione Mostra scheda sviluppatore nella barra multifunzione. Dopo di che, la scheda offre l’accesso ai modelli di documento, ad esempio, che nella prima parte potevano essere raggiunti solo in modo così noioso.

Illustrazione 4: Attivazione della scheda Strumenti per sviluppatori Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Prima di tutto, assicuratevi che per i passi successivi il vecchio Normal.dot non sia montato come modello globale come descritto nei passi precedenti. In caso contrario, i passaggi descritti non funzioneranno. Cosa si può trasferire dal vecchio Normal.dot al nuovo e cosa no? È possibile trasferire i modelli di formato, le macro e i testi automatici, ma non le proprie combinazioni di tasti.

Se le scorciatoie da tastiera sono così importanti per voi che non volete ripristinarle singolarmente (raccomandato), create una copia del vecchio Normal.dot e rinominatelo, ad esempio, Keyboard Shortcuts.dot. Aprire quindi il file per la modifica e rimuovere tutte le macro di questo modello tramite il comando Strumenti sviluppatore -> Macro, dopo aver selezionato il modello nel campo di immissione Macro in: per vedere solo queste macro.

Anche gli eventuali Autotesti dovrebbero essere rimossi da questo file. Ma di questo si parlerà più avanti nella sezione “Organizzazione degli Autotesti”. Se si monta questo modello come modello globale dopo aver terminato il lavoro, le combinazioni di tasti saranno di nuovo disponibili. Personalmente, tuttavia, ritengo che sia più sensato rielaborare singolarmente le scorciatoie da tastiera che si ricordano o che si usano frequentemente (“Knubbel” -> pulsante Opzioni di Word -> Personalizza scorciatoie da tastiera).

Organizzare i modelli di formato e le macro

Per trasferire i modelli di formato e le macro dal vecchio Normal.dot al nuovo Normal.dotm, Word offre la funzione Organizza come nelle versioni precedenti. A tale scopo, fare clic su Strumenti per sviluppatori -> Modello di documento -> Organizza. Il nuovo Normal.dotm dovrebbe essere già visibile sulla sinistra. A destra, fare clic prima su Chiudi file e poi su Apri file (il pulsante cambia). Aprire il vecchio Normal.dot. A destra troverete i progetti macro e i modelli di formato per il trasferimento. Ora sta a voi decidere cosa trasferire nel nuovo modello standard.

Figura 5: Organizzazione degli elementi del progetto macro e dei modelli di formato Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Organizzare gli Autotesti

Se vi è sfuggita la personalizzazione degli Autotext nelle fasi precedenti, eravate come me. Microsoft è tornata ai vecchi tempi e ha organizzato gli Autotext in un proprio modello. Nella directory C:\Documents and Settings\Application Data\Microsoft\Document Building Blocks\1031 i nuovi AutoText sono memorizzati nel file “Building Blocks.dotx”. Word 2007 dispone di una gestione dei blocchi per questi blocchi di testo e altri blocchi di costruzione – finalmente e per me un punto di forza della nuova versione, anche se l’anteprima integrata è molto piccola. I moduli sono contenuti riutilizzabili o altre parti di documento che vengono memorizzati in cataloghi. Per gestirli, troverete il pulsante Blocchi di costruzione rapida nella scheda Inserisci. Nella Guida in linea si trovano ancora informazioni in merito alla voce Parti rapide. Per modificare i moduli di testo (AutoTexts) del vecchio Normal.dot, è necessario prima allegare questo modello come modello globale e solo successivamente richiamare l’organizzatore.

Dopo aver richiamato l’organizzatore per moduli, i moduli diventano visibili. Ora si può decidere quali Autotesti del vecchio Normal.dot devono sopravvivere. È sufficiente fare clic su di essi, selezionare il comando Modifica proprietà e modificare la posizione nella finestra di dialogo visualizzata. È possibile scegliere tra Building Blocks.dotx e il nuovo Normal.dotm. Tuttavia, vi consiglio di utilizzare un modello di documento creato appositamente per questo scopo, come ho suggerito in un post precedente. Perché? Il Normal.dotm dovrebbe essere mantenuto snello per motivi di velocità, mentre il Building Blocks.dotx potrebbe essere ricreato da Word in caso di riparazione/installazione perché vi sono memorizzati gli standard. Quindi prima Knubbel, Nuovo, Documento vuoto, poi Knubbel, Salva con nome, Modello di Word, magari con il nome Blocchi di testo. Quindi allegare questo modello come modello globale, come già descritto. Dopodiché, questo file è disponibile nell’organizzatore dei moduli come destinazione per la memorizzazione del testo automatico.

Illustrazione 6: Riorganizzazione degli AutoText nell’Organizer per moduli Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Vecchio o nuovo formato di file?

Una domanda altrettanto importante per i nuovi arrivati, come l’uso continuato del vecchio Normal.dot, è se o quando si debba usare il nuovo formato di file. Dopo i primi test, tendo a usare la modalità di compatibilità solo quando è assolutamente necessario. La compatibilità forzata con le versioni precedenti implica la perdita di nuove funzionalità e spesso un accenno di funzioni disattivate. Il blog da Word 2007 in connessione con WordPress, ad esempio, funziona solo in questo nuovo formato.

Nelle mie prime raccomandazioni d’uso, consigliavo ancora la modalità di compatibilità. Ora, però, Microsoft stessa offre un Microsoft Office Compatibility Pack per i formati di file di Word, Excel e PowerPoint 2007. Installando il Compatibility Pack per Microsoft Office 2000, Office XP o Office 2003, è possibile aprire, modificare e salvare i file con i nuovi formati di Word, Excel e PowerPoint 2007. Il Compatibility Pack può essere utilizzato anche con Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003 e PowerPoint Viewer 2003 per visualizzare i file in questi nuovi formati. Per ulteriori informazioni sul Compatibility Pack, consultare l’articolo 923505 della Knowledge Base o scaricarlo direttamente da WinTotal. Grazie al formato aperto dei file, anche altre applicazioni Office supportano questi formati (OpenOffice). Se si desidera comunque modificare la modalità di salvataggio, è possibile trovare le impostazioni predefinite in Knubbel, Opzioni di Word nel ramo “Salva”. Nella parte superiore è possibile impostare il formato di salvataggio standard.