Servizi Windows SharePoint – Approfondimento e panoramica

Il termine “Windows SharePoint Services” (WSS) ha sicuramente incrociato il cammino di molti utenti di Windows, soprattutto di Office, durante l’installazione. Tuttavia, molti probabilmente non sanno cosa si nasconde dietro questo termine e quali sono …

Servizi Windows SharePoint – Approfondimento e panoramica

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Il termine “Windows SharePoint Services” (WSS) ha sicuramente incrociato il cammino di molti utenti di Windows, soprattutto di Office, durante l’installazione. Tuttavia, molti probabilmente non sanno cosa si nasconde dietro questo termine e quali sono i vantaggi pratici dei WSS. Daremo una breve panoramica degli SharePoint Services e poi ci addentreremo nell’installazione e nell’uso pratico esemplare.

Soprattutto nelle piccole aziende, capita spesso che ci sia una vera e propria proliferazione di dati. Ad esempio, il dipendente A conserva i dati di contatto dei clienti in Outlook e Access. Il dipendente B conserva l’elenco dei compleanni dei clienti in Excel e la versione attuale della presentazione aziendale si trova solo nella casella di posta di Outlook del dipendente. Nessuno può dire cosa si trovi esattamente sulle unità di rete.

SharePoint, prodotto da Microsoft, aiuta a mettere tutti questi dati generati dai clienti in un ambiente informativo centrale che può essere gestito dall’utente. Poiché SharePoint si utilizza in modo intuitivo e si può usare Microsoft Office, l’accettazione dell’introduzione di questo sistema è relativamente alta.

SharePoint può strutturare processi semplici e anche complicati, per cui le possibilità sono molto varie. Certamente, nessuna azienda sarà in grado di esaurire tutte le funzionalità offerte da SharePoint.

Una filosofia di SharePoint è che i dati non devono essere inseriti in una struttura fissa, ma che gli utenti o i reparti sono liberi di decidere come gestire i propri dati e processi. Di conseguenza, un ambiente informativo può essere progettato individualmente.

SharePoint è un termine relativamente astratto, in quanto non descrive un prodotto specifico, ma rappresenta piuttosto una tecnologia.

Prodotti SharePoint centrali per il server

Esistono due prodotti SharePoint utilizzati sul lato server.

  • WSS (Windows SharePoint Services)
    WSS è il prodotto di base ed è un’applicazione web che fornisce una raccolta di siti. L’utente interagisce con WSS principalmente tramite un browser (preferibilmente IE), ma è possibile accedere anche da Office o tramite WEBDAV. Le applicazioni includono la gestione dei documenti e la collaborazione tra team. Nella versione 4, WSS è stato rinominato “Microsoft SharePoint Foundation”.
  • Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
    MOSS è un portale web basato su WSS e rappresenta l’infrastruttura server per le applicazioni Office. MOSS contiene funzioni quali la gestione estesa di documenti e dati, la gestione dei moduli e la modifica lato server dei dati Excel. MOSS è a pagamento. Nella versione attuale, MOSS si chiama solo “Microsoft SharePoint” (all’inizio, questo prodotto si chiamava “SharePoint Portal Server”).

Di seguito, vorrei introdurre il WSS 3. Se nel testo si parla solo di “SharePoint”, mi riferisco al WSS 3.

Installazione di WSS 3

Da Windows Server 2003, il WSS fa parte del sistema operativo del server. Un WSS è già incluso nelle edizioni Small Business. I possessori delle altre edizioni server (a partire dal 2003) possono scaricare il file di installazione del WSS da Microsoft o da WinTotal.

Microsoft indica come requisiti hardware minimi una velocità del processore di 2,5 GHz e 1 GB di RAM.

Poiché SharePoint è un’applicazione ASP.NET, è necessario installare/configurare altri componenti:

  • IIS (Internet Information Services)
  • .NET Framework 2.0 e .NET Framework 3.0
  • ASP.NET deve essere consentito nel gestore IIS

SharePoint è adatto ad aziende di tutte le dimensioni. È possibile installare SharePoint su più server (farm SharePoint). In questo articolo assumo che SharePoint sia installato su un Windows Server 2003 (Standard Edition) nella configurazione standard.

Preparazione

Se i requisiti di cui sopra non sono soddisfatti, il programma di installazione visualizzerà un messaggio corrispondente.

Errore di impostazione

Per installare IIS, è necessario aggiungere il ruolo di application server al server Windows (nella finestra Amministrazione server).

.Net Framework 2.0 e .Net Framework 3.0 sono disponibili per il download dal sito Microsoft. Questi devono essere installati.

Affinché ASP.NET possa essere utilizzato da IIS, deve essere prima attivato in Internet Information Services Manager.

IIS-Manager

Processo di installazione

Se il programma di installazione si avvia senza alcun messaggio di errore, tutti i requisiti sono stati soddisfatti.

Condizioni di licenza

Nella finestra seguente viene selezionata l’installazione standard come tipo di installazione.

Installazione

Dopo alcuni minuti, l’installazione è completata. Infine, viene avviata automaticamente la configurazione guidata.

Installazione

Le finestre seguenti possono essere semplicemente confermate. Anche l’avviso che alcuni servizi devono essere riavviati.

Installazione

Le fasi della configurazione vengono eseguite in modo completamente automatico. Non sono necessarie ulteriori interazioni.

Installazione

La configurazione viene completata dopo pochi minuti.

Configurazione riuscita

Ora WSS è installato. Digitando http://Servername nella riga dell’indirizzo di Internet Explorer (IE), dovrebbe essere visualizzata l’applicazione web con i dati di esempio. Per l’autenticazione, inserire il nome utente nel formato DOMÄNEuser.

Se necessario, aggiungere l’URL ai “siti web attendibili” di Internet Explorer.

In generale, l’accesso al sito web di SharePoint è possibile anche con altri browser. Tuttavia, a causa del supporto ActiveX, l’intera gamma di funzioni di SharePoint è disponibile solo con IE.

Sito di esempio

Amministrazione

Amministrazione centrale di SharePoint

Nel menu di avvio di Windows, sotto “Amministrazione”, è presente una nuova voce di menu denominata “Amministrazione centrale di SharePoint”. Dietro a questa voce si trova un’altra applicazione web che è stata impostata dal WSS. SharePoint può essere amministrato in gran parte tramite questo sito web. Nei casi in cui l’amministrazione centrale raggiunge i suoi limiti (ad esempio, i backup automatici), lo strumento a riga di comando stsadm.exe può essere d’aiuto.

Una descrizione degli strumenti amministrativi andrebbe oltre lo scopo di questo articolo, ma nel resto del testo si farà riferimento all’amministrazione centrale.

Amministrazione centrale

Applicazioni web, collezioni di siti web e siti web – in breve

SharePoint funziona secondo un modello gerarchico di contenitori.
In cima ci sono le applicazioni web. La procedura guidata di configurazione ha già configurato due applicazioni web, visibili come sito web di amministrazione centrale (backend) e come sito web di esempio (frontend).

Le applicazioni web contengono una o più raccolte di siti web. Queste contengono a loro volta (come suggerisce il nome) uno o più siti web.

Le applicazioni web e le raccolte di siti web possono essere configurate tramite l’amministrazione centrale; i siti web tramite il frontend.
Le piccole aziende di solito se la cavano con l’applicazione web già creata. I motivi per lavorare con più applicazioni web sono l’utilizzo di database, pool di applicazioni IIS o metodi di autenticazione diversi.

Le raccolte di siti web, invece, sono adatte a separare le strutture dell’azienda. È possibile, ad esempio, dotare il reparto creativo di un’azienda di una propria raccolta di siti web. Alla collezione di siti web può essere assegnato, ad esempio, un amministratore diverso o un modello di quota diverso per la gestione dello spazio di archiviazione.

Non esiste l’UNICO modo per un’azienda di pianificare una gerarchia di siti web. Ci sono sempre diverse soluzioni possibili.

Se si decide di creare una sola raccolta di siti web, si dovrebbe pensare di creare per i singoli dipartimenti o persone almeno i propri siti web sui quali hanno ampi diritti. Solo in questo modo l’idea di SharePoint può diventare una soluzione che gli utenti possono accettare e utilizzare efficacemente.

Creare un nuovo sito web

La raccolta di siti creata dalla configurazione guidata contiene finora un solo sito, il primo nella gerarchia dei siti. In pratica, il numero di siti web aumenterà rapidamente. Spesso è necessario creare un (sotto)sito web per una nuova attività, un nuovo progetto o semplicemente a scopo di test.

SharePoint è già dotato di alcuni modelli di siti web, ad esempio un sito web wiki che può essere utilizzato per gestire il know-how dell’azienda o un sito web di team che contiene strumenti per la collaborazione.

Per aggiungere un nuovo sito web, fare clic su “Azioni sito web” e selezionare “Crea”.

Creare un sito web

In basso a destra si trova l’opzione “Siti web e spazi di lavoro”.

Crea sito web

Nella finestra seguente, inserite il titolo, la descrizione e l’URL del nuovo sito web. Gli altri dettagli (selezione del modello, permessi, navigazione ed eredità) possono essere lasciati alle impostazioni predefinite.

Crea sito web

Successivamente, la collezione di siti web dovrebbe essere arricchita da un sito web (del team) e avere il seguente aspetto:

Creare sito web

Il sito web del team dispone già di alcuni elenchi predefiniti (calendario e attività) e di una libreria “Documenti condivisi” in cui memorizzare i file.

In generale, tutti i dati in SharePoint sono gestiti sotto forma di elenchi, che possono essere collegati tra loro. Chiunque abbia avuto a che fare con i database relazionali troverà il principio familiare. Gli elenchi non sono sempre riconoscibili a prima vista. La vista standard del calendario, ad esempio, è un foglio grafico del mese del calendario, ma è basato su un elenco.

Autenticazione

Nella configurazione standard, SharePoint ottiene i dati necessari per l’autenticazione tramite Windows. Una Active Directory (AD) non è un prerequisito per questo (ma ha senso).

Le autorizzazioni sono ereditate. Ciò significa che le impostazioni dei permessi devono essere effettuate solo su un oggetto padre (ad esempio, il primo sito web) e ogni oggetto figlio (sito web, elenco, voce di elenco…) riceve le stesse impostazioni di permesso. Questa ereditarietà può essere interrotta in qualsiasi momento.

Le possibilità di gestione dei diritti sono ampie. In poche parole, si può dire che i diritti sono distribuiti tramite i gruppi SharePoint. I gruppi SharePoint (ad esempio “Team website owner”) sono contenitori di utenti (ad esempio da AD) a cui vengono assegnati livelli di autorizzazione (ad esempio “accesso completo”). I livelli di autorizzazione sono contenitori di autorizzazioni (ad esempio, “Gestisci elenchi”).

I diritti possono essere assegnati dietro il link “Utenti e gruppi” sul sito web.

Tre gruppi SharePoint sono già stati impostati dalla configurazione guidata:

  • Proprietari del sito web del team (livello di autorizzazione Accesso completo)
  • Membri del sito web del team (livello di autorizzazione Partecipa)
  • Visitatori del sito web del team (livello di autorizzazione Lettura)
Amministrazione degli utenti

Per aggiungere un utente a un gruppo, selezionare il gruppo in questione nella barra di avvio rapido e fare clic su “Aggiungi utente” nel menu “Nuovo”.

Amministrazione utenti

Il servizio di directory può essere cercato facendo clic sul simbolo del libro a destra sotto il campo di testo. Facoltativamente, si può rendere il sito accessibile a tutti gli altri utenti cliccando su “Aggiungi tutti gli utenti autenticati”.

Amministrazione utenti

Un esempio fittizio

Una piccola azienda produce mobili su misura.

I clienti si mettono in contatto con un rappresentante commerciale che negozia con loro i dettagli. Una volta stabilito il piano di costruzione, questo viene inviato per posta al reparto di produzione.

Il rappresentante ha bisogno dei dati di contatto dei clienti nella sua rubrica di Outlook. Per i dati dell’ordine, ha creato una panoramica in un foglio Excel. Questo contiene il nome del cliente, il nome del mobile, la data dell’ordine, la data di consegna e un link al piano di costruzione, che viene salvato come file pdf su un’unità di rete.

Capita che durante la produzione sorgano domande per il cliente. Il reparto di produzione ha quindi bisogno di accedere ai numeri di telefono dei clienti.

Il reparto produzione scatta foto dei mobili finiti, che vengono salvate su un’unità di rete. L’addetto alle vendite sceglie le foto più belle e le salva sul suo portatile per usarle come riferimento nelle riunioni con i clienti e nelle presentazioni Power Point.

Tutti questi processi di lavoro possono essere ottimizzati con SharePoint.

Contatti

Per creare un pool di indirizzi comuni per l’azienda, è possibile creare un elenco di contatti con SharePoint. A tal fine, fare clic su “Azioni sito web”| “Crea” e nella pagina successiva selezionare la voce “Contatti” nella colonna “Comunicazione”.

Contatti

Per prima cosa, è necessario inserire un nome e una descrizione del nuovo elenco di contatti. Poiché l’elenco viene utilizzato di frequente, è utile che nella barra di avvio rapido venga visualizzato un collegamento all’elenco. Gli elenchi non visualizzati nella barra di avvio rapido sono accessibili tramite il link “Mostra tutti i contenuti del sito web” sul sito web del team.

Contatti

Dopo aver fatto clic su “Crea”, si apre l’elenco dei contatti ancora vuoto. Utilizzando la voce di menu “Nuovo” sopra l’elenco, è possibile inserire innanzitutto alcuni dati di clienti fittizi. Una volta fatto questo, l’elenco dovrebbe avere un aspetto simile a questo:

Contatti

Questione di opinioni

Ogni reparto ha le proprie esigenze per quanto riguarda l’elenco dei contatti. Il reparto produzione, ad esempio, contatta i clienti esclusivamente per telefono. L’indirizzo di posta elettronica è quindi irrilevante. Per l’addetto alle vendite, sarebbe utile un elenco per i contatti quotidiani via posta e telefono, nonché un elenco con gli indirizzi dei clienti per poter inviare posta informativa.

Per queste diverse esigenze si possono definire viste appropriate per il pool di dati di questo elenco di contatti. Sopra l’elenco a destra si trova il menu delle viste, che può essere utilizzato per creare una nuova vista.

Visualizza contatti

L’esempio per la visualizzazione dell’elenco del reparto produzione è il seguente:

Nel menu delle viste fare clic su “Crea vista” e nel passaggio successivo selezionare la “Vista standard”.

Vista Contatti

Nel primo campo, inserite il nome della nuova vista e nella sezione “Pubblico”, selezionate “Crea vista pubblica”; le viste personali sono disponibili solo per l’utente che le ha create.

Poiché al reparto di produzione interessano solo i numeri di telefono dei clienti, nella sezione “Colonne” si devono impostare solo i segni di spunta per Nome e Numeri di telefono. L’ordine delle colonne può essere impostato tramite i campi a discesa.

Visualizza i contatti

Le viste per “Infopost” e “Field Service” possono essere create con la stessa procedura.

Utilizzando il menu delle viste, ogni dipendente può ora selezionare la vista più adatta alle proprie esigenze.

Vista Contatti

Menu Azioni

Gli elenchi SharePoint possono essere utilizzati anche con i programmi di Microsoft Office. Le azioni disponibili dipendono dal tipo di elenco SharePoint.

Ad esempio, il menu Azioni può essere utilizzato per collegare gli elenchi di contatti con Outlook o per esportarli in un file Excel. Poiché il collegamento con Office è intuitivo e varia a seconda della versione di Office, non verrà spiegato ulteriormente in questa sede.

Azione Contatti

L’azione “Modifica nel foglio dati” visualizza l’elenco in modo simile a un foglio Excel, in modo da poter modificare rapidamente i dati.

Visualizzazione foglio dati

Per la visualizzazione del foglio dati, devono essere soddisfatti alcuni requisiti, altrimenti viene visualizzato un messaggio di errore.

Errore nella visualizzazione del foglio dati

In Office è installato un “controllo foglio dati compatibile con SharePoint”. In Office 2003, Excel forniva questo controllo (Professional Edition e versioni successive). Da Office 2007, Access è responsabile di questo controllo. È sufficiente la versione runtime gratuita.

Importare la tabella di Excel

Le tabelle Excel esistenti possono essere importate in nuovi elenchi SharePoint.

A tale scopo, fare clic su “Azioni del sito web” e “Crea”.

Importazione di Excel

Nella pagina successiva, nella colonna “Elenchi personalizzati”, selezionare “Importa foglio di calcolo”. Si apre una pagina in cui è possibile indicare un nome e una descrizione per il nuovo elenco SharePoint e specificare il percorso del file Excel.

Importazione di Excel

Dopo aver fatto clic su “Importa”, il file Excel viene aperto e si può selezionare l’area da importare.

Importazione Excel

Al termine dell’importazione, il nuovo elenco verrà visualizzato sul sito web. Le voci dell’elenco possono essere gestite tramite il menu degli elementi.

Importazione Excel

Ottimizzare l’elenco

Le colonne dell’elenco esistente devono essere ottimizzate.

È possibile accedere alla pagina di configurazione dell’elenco ordini tramite la voce di menu “Impostazioni”| “Impostazioni per l’elenco”. Qui è possibile configurare, tra l’altro, le colonne.

Innanzitutto, le colonne “Cliente” e “Piano di costruzione” vengono eliminate. (In uno scenario reale, raramente è possibile cancellare i dati in modo così coerente. Tuttavia, poiché si tratta solo di dati di esempio, l’autore si prende questa libertà).

Gli elementi degli elenchi SharePoint possono contenere file allegati, quindi la colonna “Piano di costruzione” non è più necessaria. In futuro i file PDF saranno allegati direttamente all’ordine. La colonna “Cliente” è stata creata di recente.

Per eliminare le colonne, passare alla pagina delle impostazioni di questa colonna facendo clic sul nome della colonna corrispondente e rimuovere le colonne summenzionate tramite il pulsante “Elimina”. L’avviso può essere ignorato in questo caso (vedere sopra).

Elenco di personalizzazione

I dati completi del cliente esistono già in un elenco di contatti di SharePoint. Il cliente deve poter essere selezionato da questo insieme di dati tramite una casella combinata quando si crea un nuovo lavoro.

Una nuova colonna può essere aggiunta all’elenco tramite il link “Crea colonna” nelle impostazioni dell’elenco. Alla colonna devono essere assegnati un nome (“Principal”) e un tipo (“Lookup”). (Non è possibile modificare successivamente una colonna di testo con il tipo “Lookup”, motivo per cui la colonna “Cliente” è stata eliminata nell’esempio precedente).

Tipo di colonna “Look Up

Se si seleziona “Ricerca” come tipo di informazione di una colonna, è possibile selezionare in “Impostazione colonna aggiuntiva” da quale elenco proviene l’informazione (“Contatti clienti”) e quale colonna (ad esempio “Nome completo”) deve essere visualizzata.

Personalizzazione dell’elenco

Valori predefiniti

È possibile definire dei valori predefiniti per le colonne, in modo che quando si crea un nuovo record i valori siano già inseriti automaticamente. I valori predefiniti disponibili variano a seconda del tipo di colonna. Ad esempio, una colonna di tipo “Testo” può avere un testo come valore predefinito, mentre una colonna di tipo “Data” può avere un valore di data che può anche essere calcolato.

In questo esempio, la data dell’ordine è di solito sempre la data di creazione della voce, mentre la data di consegna è 14 giorni dopo.

Nelle impostazioni della colonna “Data ordine”, il valore predefinito è impostato su “Data odierna” tramite un pulsante di opzione.

Per la colonna “Data di consegna”, la formula =oggi+14 è inserita come “Valore calcolato”.

Elenco di regolazione

Se ora viene creato un nuovo ordine, la maschera di inserimento si presenta con le nuove caratteristiche. La data dell’ordine e la data di consegna sono già compilate e il cliente può essere selezionato tramite una casella combinata.

Elenco di personalizzazione

Utilizzando la funzione di notifica dell’elenco (che si trova nel menu Azioni) è possibile informare automaticamente il reparto di produzione via e-mail di un nuovo ordine (a tal fine è necessaria la configurazione delle e-mail in uscita nell’amministrazione centrale).

Opinione II

È possibile creare nuove viste utili per l’elenco “Ordini”. Ad esempio, è possibile creare una vista calendario o un raggruppamento degli ordini in base ai clienti.

Visualizzazione ordini
Visualizza gli ordini

Ulteriori impostazioni di configurazione per gli elenchi

In questo articolo non possiamo entrare nel dettaglio delle altre impostazioni di configurazione degli elenchi, ma vale la pena dare un’occhiata.

Gli elenchi di SharePoint offrono, ad esempio, opzioni per il versioning e l’approvazione delle voci o per l’invio e la ricezione di e-mail (la configurazione della posta nell’amministrazione centrale è un prerequisito).

Le biblioteche

Una libreria è fondamentalmente un elenco fortemente potenziato. Oltre alle consuete funzioni degli elenchi SharePoint, come l’aggiunta di colonne e viste, le librerie dispongono di altre funzioni, come la gestione dei file.

WSS offre quattro tipi di librerie, tra cui la libreria delle immagini e la libreria dei documenti.

Le librerie possono essere aggiunte a un sito web tramite “Azioni sito web”| “Crea”.

La libreria di immagini

Come suggerisce il nome, questa libreria è adatta alla gestione dei file immagine.

La “Gestione immagini di Microsoft Office” si apre tramite il menu “Carica”|”Carica più immagini”.

Libreria immagini
Libreria di immagini

Il menu Azioni offre, tra l’altro, la possibilità di selezionare le immagini dalla libreria.

  • modificare le immagini selezionate con un programma di editing
  • scaricarle sul disco rigido in varie risoluzioni
  • inviarle a un messaggio di posta elettronica di Outlook o a un file di Office.
Image library
Libreria immagini

È possibile accedere a una libreria anche tramite WebDAV.

La libreria di documenti

Per l’archiviazione centralizzata dei file, SharePoint offre una libreria di documenti. Tale libreria, chiamata “Documenti condivisi”, è già predefinita sul sito web del team.

Nella schermata, la colonna obbligatoria “Breve descrizione” e una colonna “Cliente” collegata all’elenco dei contatti sono già state aggiunte alla libreria. Inoltre, sono stati attivati il versioning e l’approvazione dei contenuti ed è stata generata una vista corrispondente.

Libreria di documenti

Tramite il menu di caricamento, è possibile salvare un file nella libreria di SharePoint. Se il versioning è attivato, è possibile inserire un commento opzionale sulla versione del file.

Libreria documenti

Approvazioni, check-in e versioning

Come promemoria, nelle impostazioni della libreria sono stati abilitati il versioning e l’approvazione dei contenuti ed è stata aggiunta una colonna obbligatoria.

La finestra seguente mostra due messaggi con punti esclamativi rossi.

Il primo messaggio indica che tutti i campi obbligatori (“descrizione breve”) devono essere compilati prima che il file possa essere controllato e quindi utilizzato da tutti gli utenti autorizzati. I file registrati sono riconoscibili nella panoramica dell’elenco da una piccola freccia verde sull’icona.

Il secondo messaggio riguarda l’autorizzazione del contenuto che è stata attivata nelle impostazioni della biblioteca. Il file è visibile solo al creatore (e agli utenti che hanno il permesso di approvare i contenuti), finché non viene approvato.

Libreria di documenti

Tramite il menu degli elementi, si ha la possibilità, tra l’altro, di selezionare elementi

  • controllare gli elementi in entrata e in uscita
  • approvare/rifiutare
  • ripristinare gli elementi nelle vecchie versioni.

Non si tratta di funzioni speciali della libreria, ma di caratteristiche disponibili in tutte le liste SharePoint.

Document Library

Spazio di lavoro del documento

Infine, vorrei menzionare l’area di lavoro dei documenti. Si tratta di un sito SharePoint progettato per il lavoro di gruppo sui documenti Office (Word, PowerPoint, Excel).

Uno spazio di lavoro per documenti può essere creato dal menu Azioni del sito o dal menu degli elementi di un file in una libreria di documenti. È possibile farlo anche dall’interno dei programmi Office. In PowerPoint, Excel e Word è possibile visualizzare la barra “Spazio di lavoro condiviso” (nel menu Strumenti di Office 2003) e creare un nuovo spazio di lavoro per documenti sul server SharePoint.

In questo modo si salva una copia del file sul server e il file originale diventa la copia dell’area di lavoro collegata all’area di lavoro del documento.

Area di lavoro documenti

Le 6 schede della barra “Area di lavoro condivisa

  • Stato: mostra, ad esempio, se una nuova versione del documento è presente sul server e, se necessario, avvia le procedure guidate per unire le versioni.
  • Membri: è possibile aggiungere membri, gestire i diritti, inviare e-mail e fissare appuntamenti.
  • Compiti: Le attività possono essere aggiunte e modificate.
  • Documenti: In questa scheda è possibile aggiungere file all’area di lavoro dei documenti.
  • Collegamenti ipertestuali
  • Informazioni sul documento: Vengono visualizzate le informazioni sul documento e la cronologia delle versioni.
Area di lavoro del documento
Area di lavoro del documento
Area di lavoro del documento

Il sito web dell’area di lavoro documenti può essere lanciato tramite un link nella barra. Tutti i dati (file, attività, membri e collegamenti ipertestuali) sono disponibili sia in Office che tramite il sito web di SharePoint.

Area di lavoro documenti

Collaborazione

Quando si apre la copia locale di un file dello spazio di lavoro, appare automaticamente una finestra.

Area di lavoro del documento

Il pulsante “Scarica aggiornamenti” confronta la versione locale con quella presente sul server. Il pulsante “Non aggiornare” può essere utilizzato per separare il file dall’area di lavoro.

Se le copie non possono essere confrontate automaticamente a causa di conflitti di versione, viene avviato un assistente con il quale è possibile unire, confrontare o sostituire le copie.

Area di lavoro del documento
Area di lavoro del documento

Le copie dell’area di lavoro sono ideali per lavorare su un documento Office con più collaboratori. Gli altri collaboratori possono utilizzare il menu “Invia a”|”Scarica copia” per salvare una copia collegata all’area di lavoro, apportare modifiche offline al file e sincronizzarlo successivamente.

Area di lavoro documenti

Conclusione

Questa breve presentazione dovrebbe fornire solo una prima visione e una panoramica di Windows SharePoint Services e non pretende di essere completa. Oltre ai numerosi libri sull’argomento Windows SharePoint Services, anche Internet offre una grande quantità di informazioni, ad esempio

  • Sharepointcommunity.de
  • MS-Technet sui servizi SharePoint

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