Organizzazione dell’ufficio semplificata con il software cloud

I lavoratori autonomi e gli imprenditori sanno fin troppo bene quanto possa essere dispendiosa in termini di tempo una corretta contabilità. Queste attività d’ufficio non costano solo tempo, ma anche nervi. Quando l’ufficio delle imposte …

Organizzazione dell’ufficio semplificata con il software cloud

Büro, Taschenrechner, Zahlen, Finanzen, pfpgroup @ fotolia.com
  1. Rivista
  2. »
  3. Articolo
  4. »
  5. Software
  6. »
  7. Organizzazione dell’ufficio semplificata con il software cloud

I lavoratori autonomi e gli imprenditori sanno fin troppo bene quanto possa essere dispendiosa in termini di tempo una corretta contabilità. Queste attività d’ufficio non costano solo tempo, ma anche nervi. Quando l’ufficio delle imposte bussa, tutto deve essere corretto. I moderni software per ufficio aiutano i lavoratori autonomi e le aziende in questo senso.

Contabilità, fatture, offerte e molto altro

Un aspetto fondamentale della contabilità è la creazione delle fatture. Oltre all’indirizzo, alla descrizione degli articoli consegnati o del servizio prestato e ai dettagli sulla quantità, ogni fattura deve contenere i singoli prezzi per ogni prodotto/servizio e il prezzo totale comprensivo di IVA.

Alla fine di una giornata di lavoro o di un progetto, i lavoratori autonomi e le imprese devono avere un resoconto dei servizi resi e, dopo il completamento dell’ordine, un riepilogo dei costi per la preparazione di una fattura. Ciò è essenziale, tra l’altro, per la dichiarazione dei redditi. Inoltre, alla dichiarazione dei redditi devono essere allegate varie ricevute e copie.

I moderni programmi di fatturazione facilitano la tenuta della contabilità

Mentre in passato tutti i documenti dovevano essere conservati e ordinati meticolosamente, oggi la contabilità è molto più semplice grazie ai moderni programmi informatici. Esistono software speciali per la contabilità classica, per la gestione degli ordini e degli acquisti e strumenti per la contabilità delle retribuzioni. Quello che mancava finora: un programma che includesse tutte le funzioni importanti per la gestione dell’azienda e dei clienti: Scrittura delle fatture, gestione dei documenti e dei clienti e organizzazione delle scorte.

Un moderno software per ufficio come alternativa

I programmi per ufficio online come sevDesk, che possono essere utilizzati anche in versione gratuita, si sono posti l’obiettivo di colmare questa lacuna. Il programma di fatturazione online basato su cloud del suddetto software campione è stato sviluppato principalmente per i lavoratori autonomi, i fondatori di società e le piccole e medie imprese (PMI). Quando si crea una fattura, l’indirizzo del cliente e le descrizioni degli articoli vengono filtrati automaticamente dai dati anagrafici. Inoltre, il programma di fatturazione inserisce automaticamente le informazioni legali obbligatorie.

Gli utenti di sevDesk hanno diverse opzioni per inviare una fattura o un’offerta. In primo luogo, la fattura può essere inviata online tramite il programma stesso. Le e-mail vengono poi create in formato PDF e inviate come allegati. Secondo: grazie all’interfaccia postale integrata nel programma, la spedizione per posta viene gestita online. Si eliminano i tempi e i costi di stampa, imbustamento e affrancatura, nonché di recarsi all’ufficio postale o di cercare una cassetta delle lettere. Se volete occuparvi personalmente del processo postale, potete – opzione numero tre – salvare la fattura come documento PDF, stamparla e occuparvi di tutte le altre fasi fino all’invio personale.

Altre funzioni:

  • La creazione e la gestione di diversi centri di costo con l’aiuto della funzione “Libro cassa”.
  • Con l’aiuto della funzione “Gestione delle scorte”, sevDesk fornisce una panoramica dei livelli delle scorte.
  • Creare una previsione di vendita valutando tutte le offerte e gli ordini commerciali.
  • Il lavoro in mobilità è possibile grazie a un’applicazione per smartphone.
  • Archiviazione delle e-mail e di altre importanti transazioni commerciali.

Opportunità e rischi del cloud computing

In tempi di crescente criminalità informatica, i clienti hanno spesso delle riserve sull’archiviazione online dei loro dati, a volte sensibili, su un cloud. Il cosiddetto cloud computing presenta due vantaggi fondamentali per le aziende: Da un lato, risparmiano sui costi perché gli investimenti per l’hardware e il software sono ridotti e, dall’altro, possono lavorare in modo più efficiente perché gli utenti hanno accesso ai dati archiviati e alle risorse IT da qualsiasi luogo.

Nonostante l’aumento del numero di utenti, altri potenziali utenti del cloud sono ancora insicuri e scettici a causa delle discussioni in corso sulle misure di spionaggio da parte delle agenzie di intelligence statali e dell’aumento dello spionaggio industriale, secondo uno studio di KPMG. Il Cloud Monitor 2014 è stato preparato da Bitkom Research GmbH per conto della società di revisione KPMG; questo studio è stato preparato annualmente nel periodo dal 2011 al 2014. Esamina lo stato attuale e l’utilizzo del cloud computing nel tempo per mostrare gli sviluppi in diversi settori e dimensioni aziendali.

Alcuni risultati dell’attuale studio KMPG in sintesi:

  • Il 40% delle aziende intervistate utilizza il cloud computing, un altro 29% sta pianificando di utilizzarlo e ne ha almeno discusso in sede esecutiva.
  • La stragrande maggioranza degli utenti di cloud privato (83%) e pubblico (67%) descrive la propria esperienza come positiva.
  • Allo stesso tempo, il 74% delle aziende classifica la criminalità informatica da parte di privati, aziende o servizi di intelligence come un pericolo reale.
  • Il 49% delle aziende intervistate ha dichiarato che la vicenda NSA ha influenzato negativamente il loro atteggiamento nei confronti del cloud computing pubblico. Per quanto riguarda il cloud privato, la percentuale è altrettanto elevata.
  • Il 51% ha tratto conseguenze dalla sorveglianza dell’intelligence.
  • Secondo questo studio, il 25% è favorevole a un cloud nazionale, anche se comporterebbe costi aggiuntivi.

Articoli correlati