Nei documenti scientifici, spesso è necessario apportare modifiche fino all’ultimo minuto. A volte si decide solo poco prima della fine della giornata quale sarà l’ordine dei capitoli, quali illustrazioni saranno effettivamente incluse nel testo o come dovranno essere le note a piè di pagina. Nel peggiore dei casi, il testo deve essere completamente rivisto. Word, tuttavia, offre tutte le funzioni per liberare lo scrittore dal lavoro manuale, liberando così tempo per le attività legate ai contenuti. L’articolo è stato scritto utilizzando Word 2000 come esempio, ma il significato e le azioni descritte possono essere trasferite a tutti gli altri programmi di elaborazione testi.

Nozioni di base

I documenti scientifici e altri documenti lunghi hanno requisiti particolari. Di solito sono richiesti documenti progettati in modo professionale con indice, elenco delle figure, note a piè di pagina e indice. Sono comuni anche intestazioni e piè di pagina con riferimenti ai titoli dei capitoli. Se tutti questi elementi vengono creati manualmente, ogni modifica comporta una coda di lavoro ulteriore: revisione dell’indice, controllo delle note a piè di pagina, revisione della numerazione dei contorni e molto altro. Per evitare questo lavoro manuale, è necessario utilizzare le funzioni di Word già nella fase di creazione del documento. E sono molte: Word offre una moltitudine di funzioni per lavorare con testi lunghi e sfrutta appieno le capacità del computer, applicando criteri formali e lavorando attentamente in base ad essi. Per questo lavoro, Word richiede solo il rispetto di alcune regole: Word aiuta solo con una preparazione adeguata.

Lavorare correttamente con Word richiede alcune considerazioni preliminari dal punto di vista del lavoro scientifico. Innanzitutto, è importante pianificare la struttura del documento – informazioni più dettagliate al riguardo si trovano nella sezione dedicata al lavoro con le bozze. Se si utilizza questo strumento per organizzare il testo, è possibile mantenere una visione d’insieme anche in documenti lunghi. La visualizzazione dei contorni di Word e la struttura del documento utilizzano il contorno predefinito per la disposizione della visualizzazione. Sono visibili solo i livelli di intestazione desiderati: La visualizzazione della struttura logica è libera. Lavorando con la vista contorno, il documento viene preparato automaticamente per un indice.

Fig. 1: Comodo e senza errori – Se necessario, Word riscrive completamente l’indice, registrando automaticamente ogni modifica nella sequenza delle pagine. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Per gli indici automatici (vedi fig. 1) è necessario utilizzare dei modelli di formato. Si deve evitare la formattazione diretta con l’aiuto di simboli o comandi di formato. I modelli di formato sono informazioni su elementi di progettazione specifici memorizzati con un nome. Nelle prime versioni di Word, questi elementi erano chiamati fogli di stile di stampa; anche i termini stile di paragrafo e layout di paragrafo sono comuni. Se, ad esempio, il foglio di stile Heading1 viene assegnato a un paragrafo, Word trasferisce i formati in esso memorizzati, ad esempio per il carattere e l’allineamento, al paragrafo.

Con la formattazione diretta, le sezioni di testo vengono modificate direttamente con le finestre di dialogo del menu Formato o con i pulsanti o le combinazioni di tasti responsabili della formattazione. In questo modo le formattazioni non fanno parte dei fogli di stile, ma sono sovraordinate ai fogli di stile. In parole povere, ciò significa che queste formattazioni fatte manualmente impediscono ai modelli di formato di riformattare il testo, se necessario. Devono essere nuovamente rimosse prima di lavorare con i fogli di stile, il che è essenziale per sfruttare i punti di forza di Word per i documenti lunghi.

A questo scopo, esistono combinazioni di tasti con cui è possibile rimuovere la formattazione diretta. [Ctrl]+[Spazio] o [Ctrl]+[Maiusc]+[Z] annullano la formattazione manuale dei caratteri. [Ctrl]+[Q] rimuove la formattazione manuale dei paragrafi – rientri, allineamenti, posizioni di tabulazione. I paragrafi inclusi in un markup tornano quindi alle impostazioni dei fogli di stile. [Ctrl]+[Maiusc]+[N] assegna lo stile Standard a tutti i paragrafi selezionati.

Le precedenti affermazioni sulla formattazione diretta, tuttavia, si applicano solo in senso stretto alle versioni di Word fino alla 2000. Nelle nuove versioni Word 2002/2003, Word registra le attività di formattazione in background. Per precauzione, da ogni variante vengono generati modelli di formato speciali, che hanno nomi come Standard+Bold. Se la formattazione viene ripetuta nello stesso modo, Word assegna automaticamente uno stile simile. Se il documento viene rivisto in un secondo momento, questi modelli automatici possono essere sfruttati al meglio: Con un nome diverso, essi raggiungono lo scopo desiderato. Per la formattazione in Word 2002/2003 è vantaggiosa anche la nuova funzione di marcatura multipla. Con un solo clic del mouse, Word contrassegna su richiesta tutti i passaggi di testo con la stessa formattazione. A tale scopo, si clicca con il tasto destro del mouse su un testo appositamente formattato (senza le linee ondulate rosse del correttore ortografico). Il comando corrispondente si trova nel menu contestuale. Dopo questo clic, Word contrassegna tutte le occorrenze in modo da poter assegnare semplicemente un foglio di stile.

I fogli di stile

I fogli di stile determinano l’aspetto dei vari elementi di un documento, ad esempio titoli, didascalie e parti di testo. Quando il proprio foglio di stile o un foglio di stile esistente viene applicato a un paragrafo o a una parola, questi fogli di stile assegnano una varietà di formattazioni di caratteri o di paragrafi, o una combinazione di entrambi, in un unico passaggio. Per modificare la formattazione di elementi di testo ricorrenti in tutto il documento, è sufficiente cambiare lo stile associato a quell’elemento. Grazie a queste proprietà, i fogli di stile rendono molto più semplice la formattazione di un documento. Inoltre, servono come elementi costitutivi di sommari e sommari o forniscono riferimenti da utilizzare nei campi.

Figura 2: Elenco dei fogli di stile esistenti – Anteprima dei fogli di stile di Word. Per vedere i fogli di stile integrati, tenete premuto il tasto Shift quando aprite l’elenco. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Alcuni fogli di stile sono sempre presenti. Accanto alle intestazioni, c’è un modello chiamato Standard: di solito ogni paragrafo di Word ha questo stile senza alcun intervento.

L’elenco dei fogli di stile si apre facendo clic sulla freccia dell’elenco nel campo Elenco stili della barra degli strumenti Formato (vedi Fig. 2). I circa 90 fogli di stile inclusi in Word offrono una notevole quantità di opzioni anche senza ulteriori modifiche. Facendo clic su uno dei fogli di stile visualizzati, lo si assegna a uno o più paragrafi, a seconda della selezione. Per assegnare uno stile a un singolo paragrafo, è sufficiente che il cursore si trovi all’interno del paragrafo. Non sono necessari ulteriori contrassegni.
Il comando Formato -> Modello di formato fornisce ulteriori informazioni sui modelli di formato (vedere la Fig. 3). Se nella finestra di dialogo si apre la casella di riepilogo Visualizza, appaiono tutti i modelli di formato. Dopo aver selezionato un modello, tutti gli strumenti sono disponibili per la modifica tramite i pulsanti.

Fig. 3: La finestra di dialogo Modello di formato regola l’accesso ai modelli di formato ed è il punto centrale per la creazione, la modifica e l’assegnazione.

Quando si lavora in modo coerente con i fogli di stile, sono particolarmente importanti due modalità di lavoro: l’assegnazione di scorciatoie da tastiera ai fogli di stile e la determinazione del foglio di stile da utilizzare per il paragrafo successivo.

Con una scorciatoia da tastiera assegnata allo stile, è possibile assegnare uno stile al testo già durante l’inserimento del testo. Questa procedura è particolarmente consigliata perché consente di risparmiare una fase di lavoro durante la successiva modifica del documento: le correzioni possono essere effettuate in un secondo momento. Per assegnare scorciatoie da tastiera ai fogli di stile, è disponibile il comando Extra -> Personalizza -> Tastiera con la categoria Fogli di stile.

Nelle nuove versioni Word 2002/Word 2003, la gestione dei fogli di stile è stata profondamente rivista e resa più semplice. Un’area di lavoro speciale, situata sul bordo destro dell’area di lavoro, assume i compiti di diverse finestre di dialogo e comandi di menu. In quest’area è stata collocata anche l’anteprima del modello di formato descritta qui come esempio da Word 2000. Tuttavia, si consiglia di ripristinare le “vecchie” funzionalità di Word. I vecchi comandi possono essere inseriti anche nel menu Formato con Extra -> Personalizza. Ciò è particolarmente utile per i comandi di Word Formato -> Foglio di stile e Formato -> Modifica foglio di stile, difficilmente raggiungibili dall’area di lavoro.

Funzioni di Word per documenti lunghi

Se si vuole realizzare un articolo scientifico o un altro documento lungo con Word, è necessario conoscere le funzioni esistenti e il loro scopo. Solo se gli strumenti disponibili vengono utilizzati in modo efficace, è possibile gestire un documento di questo tipo in modo relativamente comodo e senza stress. Pertanto, una breve panoramica.

• I fogli di stile combinano le proprietà dei paragrafi – carattere, dimensione del carattere, indentazione – in una raccolta sotto un unico nome. A questa raccolta di formati si può accedere tramite il nome dello stile a un oggetto di testo selezionato. Fogli di stile correttamente assegnati e non modificati manualmente sono il prerequisito per riorganizzare il testo, gli indici e i riferimenti.
• Le intestazioni e i piè di pagina sono aree speciali del documento in cui contenuti simili vengono ripetuti su pagine selezionate. Sono necessarie per la numerazione delle pagine e il riferimento ai titoli dei capitoli.
• Word può includere la numerazione e i contorni nei fogli di stile e in questo modo numerare o strutturare automaticamente le aree di testo – le modifiche successive non influiscono sul documento. Word modifica la numerazione in modo indipendente.
• Le note a piè di pagina e le note finali comprendono, ad esempio, riferimenti o commenti. Word è in grado di contarli automaticamente e di collocarli alla fine di una pagina (nota a piè di pagina) o di raccoglierli alla fine del testo (nota finale).
• Word crea automaticamente un indice con la semplice pressione di un tasto: la preparazione avviene nel testo con l’uso di modelli di formato.
• Per un indice, anch’esso creato automaticamente, le voci devono essere definite in una fase preparatoria – Word riunisce le voci dell’indice nell’indice e determina autonomamente i numeri di pagina o i riferimenti.
• Anche gli indici per illustrazioni, tabelle, grafici e formule vengono preparati al momento dell’inserimento degli oggetti. Si possono inserire diagrammi da Microsoft Excel o Graph, ClipArts, organigrammi o tabelle: tutto ciò che è necessario. L’etichettatura viene poi effettuata con la funzione di etichettatura di Word. In questo modo si crea contemporaneamente la base per altre directory (vedi Fig. 4).

Fig. 4: Nella finestra di dialogo Indice e repertori è possibile progettare l’aspetto dei repertori e controllare così la creazione automatica da parte di Word.

• Se si prevede che un documento sarà molto esteso, è opportuno suddividerlo in più file. A questo scopo, Word offre la funzione di gestire diversi documenti ramificati in un documento centrale. La struttura dei documenti è stata rivista in Word 2002. Ciò che è diverso rispetto ai suoi predecessori è soprattutto la terminologia: Il precedente documento centrale è ora chiamato documento master, mentre ai documenti secondari è stato dato il nome di sottodocumenti.
• La novità di Word 2000 è l’indice delle basi giuridiche. Questo organizza l’uso di citazioni abbreviate e complete insieme alla fonte. L’indice raccoglie quindi le fonti e stabilisce il riferimento al passaggio del testo.

Struttura del testo

Raramente un articolo o una relazione scientifica nascono senza considerazioni preliminari – ancora più raramente la struttura è utilizzabile fin dal primo tentativo. Spesso è necessario rielaborare: cambiare l’ordine dei capitoli, aggiungerne di nuovi, ridurre l’importanza di altri. Word supporta questo lavoro con una funzione dotata di una propria vista: lo schema (vedi Fig. 5).

Le relazioni o i documenti scientifici hanno sempre una struttura simile: Il documento è strutturato in modo mirato e aiuta il lettore ad avere una visione d’insieme e a cogliere immediatamente le informazioni essenziali. Come per molte altre funzioni di Word, l’intera gamma di funzioni è accessibile solo se Word viene utilizzato correttamente. Per trarre vantaggio dalla funzione di schematizzazione, è necessario realizzare le idee per il documento fin dall’inizio utilizzando gli strumenti forniti. Forse dovrete prima abituarvi a questo modo di lavorare: i vantaggi riconoscibili vi convinceranno.

Fig. 5: Il contorno giusto è importante, ad esempio per l’inserimento automatico di un indice. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Iniziate a lavorare alla realizzazione della vostra idea utilizzando un nuovo documento e passando immediatamente alla modalità speciale di delineazione con il comando Visualizza ? Contorno per passare alla modalità speciale per lavorare con i contorni. All’inizio, questa visualizzazione appare disadorna. Una caratteristica particolare è la barra degli strumenti, disponibile solo nella vista contorno, che fornisce tutti gli strumenti essenziali per lavorare con i contorni. Il cursore si trova all’inizio del documento, dietro uno spesso segno meno (vedere la Fig. 6).

Inoltre, la casella di riepilogo Stile mostra la voce Titolo 1 – il paragrafo ha automaticamente uno stile diverso da quello predefinito.

Fig. 6: Insolita ma utile: la vista contorno di Word con la barra degli strumenti, la visualizzazione del foglio di stile e il punto di inserimento dietro la barra “meno”. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Word utilizza automaticamente i fogli di stile integrati quando si lavora nella vista Contorno: i livelli di intestazione. Questi fogli di stile formano una gerarchia in cui il foglio di stile Titolo 1 rappresenta il livello più alto e il foglio di stile Titolo 9 il livello più basso. Tuttavia, come nelle versioni precedenti, non si è vincolati ai modelli di intestazione per lavorare con i contorni. Tramite Formato ? Paragrafo, è possibile assegnare un livello gerarchico a qualsiasi paragrafo con le impostazioni della casella di riepilogo Livello di contorno. Il testo senza livello di contorno è un corpo di testo con il modello di formato Standard.

Creare contorni

Nella vista Contorno, inserire i testi per le intestazioni, iniziando dal titolo. Alla fine del titolo, premere il tasto Invio. In questo modo si crea un nuovo paragrafo, che inizialmente ha anche il livello Titolo 1.

Poi si continua con il titolo successivo dello stesso livello oppure si abbassa il livello del titolo per inserire un titolo subordinato. A questo scopo, si utilizza il tasto Tabulazione, che ha una funzione insolita nella vista contorno. Invece di generare un carattere di tabulazione come di consueto, questo tasto declassa un paragrafo nella gerarchia di un livello.

• Per creare suddivisioni sotto un titolo, premere prima il tasto Tab e poi digitare il testo.
• Il tasto Invio alla fine di questi paragrafi crea di nuovo paragrafi dello stesso livello fino a quando non si declassa o si migliora uno dei paragrafi successivi.
• Per passare a un paragrafo superiore, utilizzare la combinazione di tasti [Maiusc]+[Tab].
• Per convertire una voce da titolo a testo normale, utilizzare il pulsante Converti in testo corpo o la combinazione di tasti [Ctrl]+[Maiusc]+[N].
• Nella barra degli strumenti Contorno sono presenti pulsanti con frecce e la stessa funzionalità. Essi rivelano il loro significato attraverso il suggerimento: se il puntatore del mouse passa sopra un pulsante, Word visualizza un testo informativo.
• Con i pulsanti numerici si riduce o si estende il numero di livelli visibili. (vedere la Fig. 7).

Fig. 7: Dopo aver inserito il testo, è possibile selezionare la vista dei livelli: facendo clic sul pulsante 3 si nascondono tutti i livelli sottostanti. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

In Word 2002, la barra degli strumenti Contorno è cambiata notevolmente. I consueti pulsanti con i numeri hanno lasciato il posto a un campo elenco, che rende più difficile il cambio di visualizzazione. Invece, un’ulteriore barra indica il livello gerarchico del paragrafo contrassegnato. Ciò è particolarmente vantaggioso se per il contorno si utilizzano modelli di formato speciali, ai quali è stato assegnato un livello di contorno tramite il comando Formato -> Paragrafo.

La vista Schema rivela ulteriori informazioni dopo l’inserimento dei primi titoli. Il segno più davanti a un titolo indica che ci sono ulteriori suddivisioni o già del testo sotto questo titolo. La vista Schema è adatta solo per lavorare con i contorni del testo o del documento. Non è adatta all’inserimento di testo continuo. Per inserire il testo, passare ad esempio alla vista Normale. Se necessario, passare alla vista Contorno per modificare il contorno.

Quando ci sono più titoli, i punti di forza della funzione di contorno si fanno sentire. Se si selezionano i livelli di contorno visualizzati tramite i pulsanti dei simboli e si inserisce un nuovo titolo alla fine di un paragrafo con Return, viene immediatamente creato un nuovo titolo dello stesso livello. Anche se i livelli subordinati sono riconoscibili solo dai segni più, vengono assegnati alle intestazioni. Con i pulsanti freccia si cambia l’ordine: i titoli selezionati si spostano verso l’alto o verso il basso nel contorno, a seconda del pulsante selezionato, completi di tutte le suddivisioni e dei corpi di testo allegati (vedere la Fig. 8).

Fig. 8: Se si posiziona il punto di inserimento in un titolo, è possibile utilizzare il pulsante Espandi per rendere visibili le suddivisioni di questo titolo. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

A partire da Word 2000, le viste Contorno e Documento centrale sono state combinate in un’unica vista di lavoro. Il passaggio dalla vista Contorno alla vista per lavorare sul Documento centrale avviene solo tramite l’icona nella barra degli strumenti Contorno. Questo avviene anche in Word 2002/2003: il pulsante Vista documento principale effettua il passaggio. La barra degli strumenti Schema esteso contiene il pulsante Crea documento diviso nell‘area del documento centrale. Questo pulsante consente di suddividere il documento in singoli file in base al livello di intestazione superiore. In questo modo è più facile gestire documenti di grandi dimensioni e sfruttare i vantaggi della funzione di contorno per i contorni dei documenti.

Contorni numerati

Grazie alle numerose opzioni per lavorare nella vista contorno, Word prevede naturalmente la numerazione automatica nel formato contorno. È quindi possibile utilizzare e numerare un massimo di nove livelli di contorno. Tuttavia, poiché un documento con più di quattro livelli perde di chiarezza, si tratta di un’estensione raramente utilizzata nella pratica. Nel campo degli studi giuridici, tuttavia, questo tipo di suddivisione è comune: Word può anche realizzare le consuete combinazioni di numeri romani, numeri arabi e sequenze di lettere per i rispettivi livelli di intestazione, se si effettua una preparazione adeguata.

Da Word 2002 è possibile lavorare in modo particolarmente efficace con la numerazione: mentre nelle versioni precedenti una numerazione adattata veniva in qualche modo salvata “clandestinamente” nel documento, ora esistono modelli di formato elenco per questo scopo. Questo nuovo tipo di foglio di stile salva i formati di numerazione assegnati per i rispettivi livelli e può assegnare questa numerazione a qualsiasi paragrafo.

Word offre il comando Formato -> Numerazione e puntini per la creazione di numeri di contorno. Se Word numera automaticamente i titoli, si risparmia molto lavoro manuale. Ciò è di grande aiuto in caso di schemi estesi, soprattutto se successivamente si spostano i capitoli o li si modifica nella gerarchia. La numerazione può essere effettuata anche quando lo schema è già stato creato. Per utilizzare la numerazione automatica, fare clic sul titolo da numerare. Con il comando di menu Formato -> Numerazione e puntini si accede all’omonima finestra di dialogo (vedere la Fig. 9).

Fig. 9: Nella finestra di dialogo Numerazione e puntini è possibile scegliere tra diversi formati di numerazione.

La scheda Contorno è importante per lavorare con i contorni. È possibile selezionare uno dei sette diversi modelli o adattarne uno. Per farlo, fare clic sull’anteprima del modello che si desidera modificare e premere il pulsante “Adatta”. In questo modo è possibile modificare i formati predefiniti dei contorni secondo i propri desideri. In questo modo si ottiene una presentazione personalizzata. Le modifiche ai modelli sono permanenti finché non si chiede a Word di eliminarle. Pertanto, una volta creati i formati individuali, questi vengono conservati per altri documenti.

Fig. 10: La finestra di dialogo Personalizza contorno nella vista espansa: tutto può essere modificato, dal carattere al formato dei numeri alla posizione degli elementi di numerazione, se lo sforzo è davvero necessario.

Nella finestra di dialogo Regola contorno si effettuano le impostazioni per ogni livello gerarchico separatamente. Sono disponibili una vista ridotta e una estesa della finestra di dialogo (vedere la Fig. 10). Nella vista estesa della finestra di dialogo Adatta contorno è opportuno attivare la casella di controllo “Numero secondo lo standard”. Questo limita un po’ il numero di opzioni di progettazione, ma impedisce formati troppo esotici.

Nell’area Livello, impostare il livello di contorno di cui si vuole adattare il formato. Passare in rassegna tutti i livelli che si desidera utilizzare, uno dopo l’altro. Ogni livello può avere il proprio formato. Tuttavia, per i livelli inferiori è meglio utilizzare il formato del livello superiore. Questa impostazione viene effettuata nella casella di riepilogo Livello di contorno precedente. Nota: Word inserisce la numerazione automatica in un’area di testo speciale al di fuori del paragrafo. Pertanto, questa numerazione può essere rimossa solo con la finestra di dialogo. È quindi possibile formattare questi elementi come desiderato utilizzando il pulsante Personalizza della finestra di dialogo.

• Per modificare il carattere della numerazione, premere il pulsante Carattere. Appare la finestra di dialogo Carattere.
• Nelle aree Posizione numero e Posizione testo si determina il posizionamento relativo del rispettivo elemento di contorno. Allineandoli a sinistra, a destra o centrati, si determina la posizione al millimetro.
• Nell’area inferiore (estesa) della finestra di dialogo si assegna, ad esempio, il modello di numerazione appena creato a un livello di intestazione. Confermate con OK per adottare il nuovo formato nel vostro schema.

Fig. 11: Nella finestra di dialogo Modello di formato è possibile assegnare alle intestazioni del contorno un formato diverso: dopo aver confermato la finestra di dialogo, Word modifica tutte le intestazioni con questo modello di formato.

In alternativa alla procedura descritta sopra, è possibile modificare i modelli delle intestazioni con il comando Formato ? Modello di formato per modificare i modelli delle intestazioni. Si seleziona il modello (di intestazione) desiderato e si fa clic su Modifica. In seguito, è possibile accedere a tutte le formattazioni, compresa la numerazione (vedere la Fig. 11). Per farlo, è necessario utilizzare il pulsante per la modifica dei formati, che contiene il comando Numerazione.

Un’alternativa alla procedura descritta è l’utilizzo della funzione di campo AUTONUMOUT (Word 97: AutoNrGli). Con questa funzione di campo si inserisce un campo di numerazione automatica nel testo in formato contorno. In questo modo si evitano alcune casualità o difficoltà che talvolta si verificano con la numerazione automatica.

Intestazioni e piè di pagina

Molti documenti richiedono contenuti ricorrenti nelle pagine successive. Soprattutto nel caso di testi lunghi, è spesso necessario includere numeri di pagina o altri elementi di testo in tutte le pagine. A questo scopo, Word mette a disposizione le intestazioni e i piè di pagina, un nome un po’ confuso per elementi di testo speciali che non sono assolutamente limitati a una sola riga.

Le intestazioni e i piè di pagina in Word ripetono testi, funzioni di campo, elementi grafici e di design dopo che sono stati specificati. Tuttavia, è necessario fare il lavoro di base mentale. Se si lavora con note a piè di pagina nel documento, le pagine sono numerate nell’intestazione. Se si vuole rilegare il lavoro, sono necessarie intestazioni e piè di pagina diverse per le pagine di destra e di sinistra. Di solito, nelle opere rilegate i numeri di pagina pari sono sempre a sinistra. Per prima cosa, quindi, è necessario decidere quali tipi di intestazione e piè di pagina sono necessari. Word fornisce intestazioni e piè di pagina di sezione per le pagine pari e dispari del documento, se necessario, e può anche trattare la prima pagina di ogni sezione separatamente. Nota: non create e formattate intestazioni e piè di pagina fino alla fine del lavoro, quando i requisiti sono chiari. In questo modo si eviterà un lavoro supplementare. Fino ad allora, accontentatevi di semplici numeri di pagina, che potete creare automaticamente, ad esempio, con il comando Inserisci -> Numeri di pagina.

Sezioni nei documenti

Senza ulteriori impostazioni, ogni documento è inizialmente composto da una sola sezione. Per lavorare con intestazioni e piè di pagina, dividere il documento in più sezioni. Per dividere un documento in sezioni, inserire un’interruzione di sezione nei punti desiderati tramite Inserisci -> Modifica manuale (o Interruzione). Se si lavora con documenti ramificati all’interno di un documento centrale, Word crea autonomamente le interruzioni di sezione durante la creazione dei documenti ramificati.

Posizionare quindi il cursore nella sezione appropriata e attivare la finestra di dialogo File -> Imposta pagina. La scheda Margini offre innanzitutto la possibilità di definire lo spazio delle intestazioni e dei piè di pagina. È possibile modificare i valori nell’area Distanza dal margine della pagina per modificare il valore predefinito di 1,25 cm. Innanzitutto, si noti che nella casella di riepilogo Applica a si determina l’area del documento a cui si applicano le impostazioni. Quando si determina l’area, è necessario utilizzare l’impostazione Intero documento per impostare le intestazioni e i piè di pagina nello stesso modo per tutte le pagine.

Passare quindi alla visualizzazione di pagina o stampare una pagina campione per provarla. Se l’intestazione o il piè di pagina sono stati posizionati in un’area che non raggiunge la stampante, il contenuto potrebbe andare perso.

Un altro modo per creare le interruzioni di sezione necessarie è quello di modificare successivamente il documento nella vista Schema. Quando si va a formattare il testo grezzo una volta terminato, si potrebbe voler iniziare i capitoli sempre da una pagina dispari, ad esempio. In questo modo, dopo aver rilegato il lavoro, quando si apre la copia, i capitoli inizieranno in linea di principio sulla pagina di destra. Non ci si deve preoccupare se ciò richiede una pagina vuota perché il capitolo precedente termina già su una pagina dispari. Con la modifica della sezione giusta, Word fa questo da solo.

Per risolvere il problema descritto, attivate la vista contorno e riducete la vista ai capitoli di livello superiore. Selezionare l’intero capitolo facendo clic sul segno più davanti al titolo. Attivare il comando File -> Imposta pagina e passare alla scheda Layout di pagina. Selezionare innanzitutto l’impostazione Sezioni marcate nel campo elenco Applica a. Quindi aprire la casella di riepilogo Inizio sezione¸impostare la selezione su Pagina dispari. Decidete quali intestazioni e piè di pagina sono necessarie e confermate la finestra di dialogo. A questo punto Word ha creato le interruzioni di sezione necessarie per il capitolo, che si possono vedere nella vista Schema. Ripetete la procedura per gli altri capitoli.

La finestra di dialogo Imposta pagina di Word 2002/2003 funziona in modo analogo. Tuttavia, la finestra di dialogo, che a prima vista sembra un po’ diversa, contiene le stesse funzioni descritte, ma in alcuni casi, come nel caso delle impostazioni per le intestazioni e i piè di pagina, è responsabile una scheda diversa.

Contenuti per intestazioni e piè di pagina

Dopo aver impostato le intestazioni e i piè di pagina, si richiama la modalità di modifica di queste speciali sezioni di testo con Visualizza -> Intestazione e piè di pagina; una barra degli strumenti regola l’accesso e fornisce gli strumenti necessari. Il testo, la grafica e le altre formattazioni eseguite in questa modalità saranno ripetute nelle intestazioni o nei piè di pagina corrispondenti. Cominciate sempre dall’inizio della prima pagina per determinare i contenuti sezione per sezione, riprendendo i contenuti delle sezioni precedenti, se necessario. C’è una nota importante da tenere a mente: Assicurarsi di salvare il documento prima di iniziare a modificare intestazioni e piè di pagina complicati. Valutate attentamente se attivare intestazioni e piè di pagina per la prima pagina o per le righe pari e dispari. Le modifiche apportate alle impostazioni dopo aver riempito il documento di contenuto spesso comportano la perdita di informazioni nelle intestazioni e nei piè di pagina.

Word fornisce assistenza per la distribuzione dei contenuti. Un riferimento al tipo di area appare sul bordo superiore sinistro della cornice tratteggiata che delimita l’area dell’intestazione o del piè di pagina. La designazione “Intestazione dispari – Sezione 1” significa che si tratta l’intestazione di una pagina normale con un numero di pagina dispari della sezione con cui inizia il documento.

Fig. 12: Un’opzione per le intestazioni e i piè di pagina nelle opere più lunghe – Word inserisce automaticamente i numeri di capitolo e di pagina, distinguendo le pagine di destra e di sinistra. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Poiché le pagine dispari si trovano sempre a destra, è necessario giustificare a destra anche il numero di pagina (vedere la figura 12). Se si sta modificando un’intestazione o un piè di pagina attivato come prima pagina di una sezione, appare anche il riferimento “Prima pagina” con il nome dell’intestazione o del piè di pagina. Nella maggior parte dei casi, queste pagine dovrebbero avere contenuti diversi da quelli delle pagine successive.

Fig. 13: Tutti i tipi di contenuto frequentemente richiesti per le intestazioni e i piè di pagina sono offerti dalla barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina dietro il pulsante Inserisci testo automatico. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Per le funzioni standard, la barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina offre pulsanti a icona. I numeri di pagina, i formati per i numeri di pagina e la data possono essere raggiunti con essi, mentre alcuni requisiti speciali come “Pagina 1 di 7” devono essere inseriti tramite voci di Autotesto (vedere la figura 13). In questo caso, Word attiva le funzioni di campo necessarie. Applicare la solita formattazione al contenuto dell’intestazione o del piè di pagina. È opportuno modificare i modelli di formato dell’intestazione e del piè di pagina utilizzati automaticamente da Word con il comando Formato -> Modello di formato per garantire l’uniformità del documento. Se si utilizza un foglio di stile speciale per i documenti lunghi, è necessario salvare l’aggiornamento dei fogli di stile modificati nel modello del documento. A tale scopo, utilizzare la casella di controllo “Aggiungi al modello di documento” o il comando Extra -> Modelli e aggiunte. Nell’omonima finestra di dialogo si trova il pulsante con cui si organizzano i modelli di formato.

Riferimenti

Nei documenti lunghi, spesso si desidera che i titoli dei capitoli o dei sottocapitoli appaiano nelle intestazioni o nei piè di pagina delle pagine corrispondenti. Se si lavora in modo coerente con i fogli di stile, questo desiderio non pone particolari problemi. Word dispone di una funzione di campo in grado di riconoscere il testo di un paragrafo a cui è stato assegnato un foglio di stile.

Si deve innanzitutto considerare quale foglio di stile hanno le intestazioni desiderate. Poi si decide per il caso (raro) in cui due o più di queste intestazioni si trovino in una pagina. In alternativa, è possibile ripetere il testo della prima o dell’ultima di queste intestazioni nell’intestazione o nel piè di pagina. Attivare quindi il comando Visualizza -> Intestazioni e piè di pagina e posizionare il cursore nella posizione desiderata. Aprire l’omonima finestra di dialogo con il comando Inserisci -> Campo.

Fig. 14: La funzione di campo StyleRef della categoria Collegamenti e riferimenti recupera il testo di un paragrafo nella posizione desiderata.

Attivare la voce Collegamenti e riferimenti nell’area Categorie. Dopo aver selezionato la funzione di campo StyleRef (Word 97: FVRef), fare clic su “Opzioni” (vedere la Fig. 14). Nella finestra di dialogo Opzioni campo si trova la scheda Stili. Nell’area Nome, fare clic prima sul foglio di stile desiderato e poi su Aggiungi (vedere figura 15). Il clic su Aggiungi è particolarmente importante: se si conferma la finestra di dialogo solo con OK, lo stile non verrà associato alla funzione del campo.

Fig. 15: Nella scheda Modelli di formato, selezionare il modello di formato corretto – utilizzare il pulsante Aggiungi. Confermando entrambe le finestre di dialogo si termina l’impostazione del campo: il testo dello stile apparirà in tutte le intestazioni o piè di pagina delle pagine successive, finché Word non troverà lo stile successivo con lo stesso nome e sostituirà il testo.

Questa era la procedura di Word 2000. Quando si lavora con i campi, la versione di Word 2002 è molto più facile da usare rispetto ai suoi predecessori. È disponibile anche la variante descritta. In primo luogo, però, Word presenta una finestra di dialogo modificata in cui è possibile selezionare comodamente interruttori e opzioni tramite casella di riepilogo o casella di controllo. Word si occupa della sintassi corretta. Un’altra novità è la possibilità di modificare un campo già presente nel documento: Il menu contestuale dei campi inseriti contiene il comando necessario.

Creare directory

Per creare un indice, detto anche indice di parole chiave, si procede in due fasi. Nella prima fase si creano i prerequisiti: Si contrassegnano le voci da inserire nel documento come voci dell’indice. Il resto del lavoro lo fa Word. Anche la creazione di tabelle di contenuto o di figure non è un problema per Word e viene eseguita automaticamente.

Gli indici e i sommari sono elementi comuni nei documenti lunghi. Se si dovessero creare manualmente, si perderebbe un po’ di tempo in un lavoro soggetto a errori. Con Word è più veloce: per creare un indice automatico, è assolutamente necessario utilizzare i modelli di formato del documento. Se avete creato le intestazioni dei capitoli con la vista Schema, questo requisito è soddisfatto.

La finestra di dialogo Indice e elenchi, che si attiva con il comando di menu Inserisci -> Indice e elenchi, facilita la creazione dell’indice e la generazione di un sommario. La finestra di dialogo è composta da quattro schede (Word 97: tre): facendo clic su OK si crea la directory attivata con la scheda visualizzata sul cursore.

• Nella scheda Indice si controlla il tipo, il numero di colonne, la lingua e la struttura dell’indice da inserire. Inoltre, i pulsanti consentono di definire le voci e di modificare i modelli di formato utilizzati per l’indice.
• Nella scheda Indice si impostano le impostazioni predefinite per l’indice.
• Nella scheda Elenco di figure si può scegliere se formattare e creare un elenco di figure, un elenco di tabelle o un elenco di equazioni.

Indici

Per cercare un termine è necessario un indice, il più completo possibile. I termini più importanti sono elencati alla fine dell’opera in ordine alfabetico, con i numeri di pagina in cui è possibile trovare informazioni su di essi. Prima di creare un indice, è necessario contrassegnare le voci che lo compongono in Word:

A tale scopo, contrassegnate la parola o le parole del testo che sono importanti come voci dell’indice. Attivate la finestra di dialogo Imposta voce indice con il comando Imposta voce nella scheda Indice della finestra di dialogo Indice e elenchi. Per impostare una voce di indice senza questa distrazione, contrassegnare prima la voce nel testo e poi attivare la finestra di dialogo descritta con [Alt]+[Shift]+[X].

Fig. 16: Nella finestra di dialogo “Definisci voce di indice” si definisce la voce principale o la sottovoce e si può anche inserire un testo di rimando al posto del numero di pagina. Dopo aver confermato l’inserimento, si vedrà il risultato nel testo. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Accettare o modificare la voce principale che si riferisce al passaggio del testo nell’indice (vedi fig. 16). Se necessario, definire una sottovoce. La sottovoce appare rientrata o a filo sotto la voce principale nell’indice finito, a seconda del formato selezionato. Fare clic su Imposta e la voce dell’indice è pronta.

Il risultato viene visualizzato nel documento. La voce appare tra parentesi graffe con sfondo grigio – Word attiva a questo scopo la visualizzazione dei caratteri di formattazione non stampabili. Il contenuto è costituito dalla nota “XE”, che indica che si tratta di un indice, e dal titolo della voce.

La finestra di dialogo per la definizione delle voci dell’indice rimane aperta, in modo da poter definire altre voci in un’unica operazione. A tale scopo, fare clic accanto alla finestra di dialogo nel documento, individuare la voce successiva desiderata, contrassegnarla e fare nuovamente clic nella finestra di dialogo. Word trasferisce automaticamente la selezione nel campo della voce principale.

Dopo aver inserito tutte le voci dell’indice nel documento, posizionare il cursore nel punto in cui si desidera che l’indice appaia. Utilizzare il comando Inserisci -> Indice e elenchi e aprire la scheda Indice. Effettuare tutte le formattazioni e le impostazioni necessarie. Fare clic su OK per creare l’indice (vedere la Fig. 17).

Fig. 17: Con la finestra di dialogo “Indice e elenchi”, l’indice non viene solo creato, ma anche progettato in anticipo.

Word aggiorna l’impaginazione, scansiona il documento dall’inizio alla fine, trova le voci e determina il numero di pagina assegnato alla voce. Un indice finito, come gli altri indici, viene integrato nel testo tramite una funzione di campo. La visualizzazione di questa funzione di campo è sempre lo stato di fatto al momento della creazione. Se successivamente si modifica il documento, si aggiungono o si eliminano voci dell’indice, non vi è alcun aggiornamento automatico. Pertanto, è necessario aggiornare sempre prima della stampa, poiché le specifiche di pagina dell’indice vengono modificate dalle modifiche alla struttura del documento.

Per aggiornare i campi dell’indice esistenti dopo aver aggiunto altre voci, fate clic nell’indice e premete il tasto funzione [F9]. Per fare in modo che Word aggiorni automaticamente le directory prima della stampa, attivare la casella di controllo “Aggiorna campi” in Extra -> Opzioni nella scheda Stampa.

Lavorare con i sommari

I sommari elencano, di solito all’inizio di un documento, i titoli presenti nel documento e stabiliscono il riferimento ai numeri di pagina. In questo modo il lettore del documento deve trovare solo la pagina assegnata per leggere il testo sotto l’intestazione. Naturalmente, Word può creare un indice di questo tipo solo in base a criteri formali. Per un indice è quindi necessario che le intestazioni siano state create utilizzando i modelli di formato per le intestazioni. Tuttavia, questo è solo il caso più semplice. Word può utilizzare qualsiasi modello di formato a cui sia stato assegnato un livello gerarchico nel formato di paragrafo per un indice. Normalmente questo avviene automaticamente: qualsiasi stile fino al terzo livello gerarchico incluso viene automaticamente utilizzato per l’indice.

Posizionare il cursore nella posizione desiderata e selezionare il comando Inserisci -> Indice e elenchi. Nella scheda Indice, impostare le opzioni per la creazione. Vengono proposti diversi formati, tra i quali è possibile selezionarne uno o, come per l’indice, modificare un modello. È possibile determinare la visualizzazione e l’allineamento dei numeri di pagina, selezionare i caratteri di riempimento e stabilire la profondità, ovvero il numero di livelli visualizzati. Facendo clic su OK si aggiunge l’indice al cursore. Word 2000/2002/2003 esegue automaticamente l’indice con collegamenti ipertestuali: Facendo clic su una voce (Word 2002/2003 con il tasto[Ctrl] tenuto premuto, si passa immediatamente al passaggio di testo corrispondente mentre si lavora sullo schermo.

È possibile aggiornare un indice selezionando la directory e premendo il tasto [F9]. È possibile scegliere se l’indice viene creato ex novo o se vengono aggiornati solo i numeri di pagina (vedere la Fig. 18).

Fig. 18: Un indice appare immediatamente nel documento dopo la sua creazione – si può scegliere quando aggiornarlo. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

• È possibile confermare la selezione “Aggiorna solo i numeri di pagina” se non è stata modificata la formulazione dei titoli del documento. In questo caso, le correzioni manuali all’indice vengono mantenute. Può trattarsi di modifiche alla formulazione o alla formattazione apportate alle singole righe di contenuto per motivi visivi.
• La selezione “Aggiorna l’intero indice” è necessaria dopo un’ampia revisione del documento. Questo è il caso soprattutto se si è modificato l’ordine del testo o la formulazione dei titoli.

Elenco delle figure

Gli elenchi di illustrazioni – di solito alla fine del documento – elencano le illustrazioni incluse nel testo. Sono comuni elenchi separati a seconda del tipo di illustrazione, ad esempio un elenco separato per figure, foto e tabelle. Un prerequisito per il corretto funzionamento delle didascalie automatiche è il corretto flusso di lavoro. Innanzitutto bisogna considerare quali elementi si stanno utilizzando nel documento. Creare quindi una didascalia separata per ogni elemento indipendente, da utilizzare poi per un elenco associato. Potrebbe essere necessario creare una nuova categoria prima della prima didascalia. A tale scopo, utilizzare il pulsante Nuova denominazione nella finestra di dialogo Denominazione. Con il nome della categoria, si definisce anche la didascalia standard, ad esempio Foto xx.

Per etichettare un elemento, sia esso una tabella o un’illustrazione, occorre innanzitutto inserirlo nel testo. Non importa se l’oggetto è incorporato o collegato. Subito dopo, attivare il comando Didascalia nel menu Inserisci. In questo modo si apre la finestra di dialogo corrispondente (vedere la Fig. 19). Assicurarsi che il campo di immissione Posizione sia attivato quando si apre la finestra di dialogo. In caso contrario, chiudere la finestra di dialogo per selezionare l’elemento inserito. Quindi riaprire la finestra di dialogo per etichettare l’elemento.

Fig. 19: Nella finestra di dialogo Etichettatura sono disponibili tutte le funzioni che consentono di etichettare in modo uniforme gli elementi delle diverse categorie.

Iniziare dall’area Opzioni. Selezionare la categoria desiderata dalla casella di riepilogo Categoria. Per impostazione predefinita, ne esistono tre: Figure, Equazioni e Tabelle. Se si creano etichette personalizzate (Word 97: pulsante Nuova categoria, altrimenti Nuova etichetta), anche queste appaiono nell’elenco.

La riga Didascalia contiene il testo utilizzato come didascalia per l’oggetto assegnato. Il testo viene aggiunto manualmente, dopo il numero, con la dicitura individuale dell’oggetto.

Nel campo di elencazione Posizione si determina la posizione della didascalia.

È possibile modificare il tipo di numerazione tramite il pulsante corrispondente. È possibile includere i numeri dei capitoli nella numerazione e utilizzare separatori diversi tra i numeri dei capitoli e quelli degli elementi.

Dopo aver effettuato le impostazioni necessarie, completare la procedura facendo clic su OK. Alcune etichette appaiono in una casella di testo, altre come testo normale. In ogni caso, la sequenza numerica stessa è realizzata come un campo. Quando si lavora con i campi, è necessario renderli visibili nel documento. A tale scopo, nella finestra di dialogo Opzioni della scheda Visualizza è disponibile l’impostazione Ombreggiatura campo: Sempre, che è più praticabile rispetto all’impostazione predefinita Quando è selezionato.

Automatizzare l’etichettatura

È possibile automatizzare l’etichettatura degli oggetti. Tuttavia, è necessario che gli oggetti siano riconoscibili da Word, ossia che siano registrati nel sistema. Con l’etichettatura automatica, si chiede a Word di fornire automaticamente a tutti gli oggetti una numerazione e l’introduzione per l’etichettatura già al momento dell’inserimento. A tale scopo, nella finestra di dialogo Etichettatura è presente il pulsante Etichettatura automatica.

Nella finestra di dialogo Etichettatura automatica (vedere Fig. 20), selezionare dall’elenco il tipo di oggetto che si desidera inserire. Assegnare quindi un’etichetta esistente o crearne una nuova.

Fig. 20: La funzione di etichettatura automatica automatizza l’etichettatura degli oggetti all’interno delle categorie associate.

Word crea immediatamente la didascalia corrispondente nel momento in cui si inserisce nel documento un oggetto del tipo selezionato. Lasciatevi viziare da Word: Impostate un tipo di didascalia automatica per ogni tipo di oggetto che desiderate utilizzare. Ogni volta che si inserisce un oggetto di questo tipo, questo viene immediatamente etichettato con la categoria corretta. In questo modo non dovrete più preoccuparvi di questo problema: solo il testo concreto dovrà essere aggiunto manualmente, naturalmente. Ma Word fa le cose formali in modo affidabile: anche se si inseriscono oggetti di tipo diverso, Word ricorda il numero corrente del tipo di oggetto corrispondente.

Dopo questo lavoro preparatorio, Word si occupa del resto nella versione finale del documento: si posiziona il cursore nella posizione desiderata del documento, si seleziona la finestra di dialogo Indice e repertori, la scheda Indice delle figure e la categoria desiderata. Confermando la finestra di dialogo si attiva la creazione della directory.

Quando si lavora con le directory nei documenti centrali (Word 2002: documenti mastri), è necessario fare delle considerazioni particolari. Il documento centrale di solito non contiene altro testo che un titolo e una prefazione; contiene i collegamenti ai documenti secondari. Il posto abituale per un indice è quindi l’area del documento centrale prima dei documenti secondari. Anche tutti gli altri indici si trovano nel documento centrale, ma alla fine, dopo tutti i documenti secondari.

Note a piè di pagina e note finali

Le note a piè di pagina sono utilizzate soprattutto nelle opere scientifiche. Vengono utilizzate per includere informazioni aggiuntive che appartengono al testo e per elencarle collettivamente alla fine della pagina. I riferimenti sono l’uso classico delle note a piè di pagina. Ma questi elementi possono essere utili anche in documenti “normali”. In una relazione, ad esempio, le note a piè di pagina possono riferirsi a dichiarazioni contenute in relazioni precedenti o semplicemente a commenti di documenti. A differenza delle note a piè di pagina, che si trovano alla fine della pagina in cui sono inserite, le note finali raccolgono le informazioni alla fine del testo. Le note a piè di pagina e le note finali non si escludono a vicenda: È possibile lavorare con entrambi gli elementi di testo in un documento, se necessario. Decidete quindi al momento dell’inserimento quale tipo desiderate.

Ci sono alcuni problemi particolari da risolvere in relazione a questi particolari elementi di testo. I testi hanno bisogno di una determinata posizione, di una relazione con il passaggio del testo e di una numerazione identificativa. Se si cambia il numero di note a piè di pagina, ad esempio, la sequenza di numerazione deve adattarsi. In questo modo si evita di dover controllare tutte le note a piè di pagina ogni volta che se ne inserisce una nuova, ad esempio.

Nella maggior parte dei casi, i passaggi del testo con note a piè di pagina sono identificati da una cifra in apice che numera le note in modo consecutivo e le assegna chiaramente al testo. Questa cifra viene chiamata segno di nota e il testo con le informazioni aggiuntive viene chiamato testo della nota. Per inserire efficacemente le note a piè di pagina si utilizza la combinazione di tasti[Ctrl]+[Alt]+[F].

In Word è necessario preoccuparsi della formattazione o della numerazione delle note a piè di pagina solo in casi particolari. Word automatizza il lavoro. Se necessario, viene generata automaticamente anche la riga di separazione alla fine della pagina sotto la quale appaiono le note a piè di pagina.

Nelle versioni precedenti esisteva un bug che a volte portava a spostare il formato delle pagine delle note a piè di pagina. In questi casi, il rimedio consiste nel modificare i modelli di formato dei paragrafi del documento. Tutti i modelli di formato utilizzati devono essere impostati su Esatta con l’altezza di riga assegnata utilizzando il comando Formato paragrafo a interlinea. La linea guida è circa la dimensione del carattere + 1,5 punti.

Inserire le note a piè di pagina

Per inserire note a piè di pagina o note finali nel documento, spostare prima il cursore nella posizione appropriata del testo. Attivare quindi il comando Inserisci -> Nota a piè di pagina. Appare la finestra di dialogo “Nota a piè di pagina e nota finale”, nella quale è possibile effettuare le impostazioni (vedere la Fig. 21).

Fig. 21: La finestra di dialogo Nota a piè di pagina e nota finale: decidere se creare una nota a piè di pagina o una nota finale e selezionare il tipo di numerazione.

Dietro il pulsante Opzioni si trovano altre interessanti varianti. Le opzioni che si possono impostare riguardano tutte le note a piè di pagina e le note finali del documento. Ad esempio, si può decidere se la numerazione deve essere continua per tutto il documento o se deve ricominciare ad ogni sezione o pagina (vedi Fig. 22).

Fig. 22: Facendo clic sul pulsante Opzioni, si ottengono ulteriori opzioni di impostazione per le note a piè di pagina e le note finali.

Dopo aver creato la nota a piè di pagina, la vista normale è interessante. Nella parte inferiore dello schermo appare l’area per il testo della nota a piè di pagina, mentre in quella superiore si vede il “normale” come prima (vedi fig. 23). Nel testo si vedrà il carattere della nota a piè di pagina dietro la parte di testo corrispondente. Se la visualizzazione dei caratteri non stampabili è attivata, la figura è incorniciata da un piccolo riquadro tratteggiato. Nell’area della nota a piè di pagina viene visualizzata la stessa figura dietro la quale il cursore attende il testo della nota a piè di pagina. Nel mezzo, come separatore tra le due aree, c’è un pulsante nella vista normale per chiudere questa vista e una casella di riepilogo con cui è possibile inserire e poi regolare la linea di separazione della nota a piè di pagina, ad esempio.

Passare alla vista Layout di pagina o alla vista Pagina per vedere le note a piè di pagina nella loro forma stampata. Nella vista Layout di pagina, Word visualizza le note a piè di pagina come verranno stampate. Poiché per il testo delle note a piè di pagina si usa di solito un carattere di dimensioni ridotte, è più efficace lavorare in visualizzazione Normale.

Tutti gli elementi di design delle note a piè di pagina e delle note finali sono formattati automaticamente utilizzando i fogli di stile: Per mantenere la coerenza, è necessario modificare i testi delle note e i caratteri solo tramite i fogli di stile assegnati Testo nota, Caratteri nota e Intestazione nota.

Fig. 23: Ecco come appare la nota a piè di pagina per la modifica. Naturalmente, è possibile esaurire le opzioni di formattazione. Qui è possibile vedere la nota a piè di pagina e il testo della nota a piè di pagina in visualizzazione normale. Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Non appena il cursore lampeggia dietro il carattere della nota, inserire il testo della nota. Al termine, è possibile continuare a creare altre note a piè di pagina o note finali oppure chiudere la vista e tornare alla visualizzazione normale del documento. Nella vista Layout di pagina, è sufficiente fare clic sul testo “normale”.

Word dispone di una funzione speciale per questa funzione: Spostare il puntatore del mouse su un passaggio del testo originale per il quale esiste una nota a piè di pagina. Non importa in quale vista ci si trovi al momento. Attendete un attimo e il testo della nota a piè di pagina apparirà accanto al testo in un tooltip finché il puntatore del mouse rimarrà sopra il testo. Per controllare i testi delle note a piè di pagina nella vista normale, non è necessario passare alla vista corrispondente. Nella vista layout di pagina, non è necessario scorrere fino alla fine della pagina per vedere il testo. Questa funzione è particolarmente pratica per le note finali, che sono concentrate alla fine del documento o della sezione. Se la procedura descritta non funziona, attivare la casella di controllo Tooltips tramite Strumenti -> Opzioni nella scheda Visualizza.

A differenza delle note a piè di pagina, le note finali possono essere raccolte alla fine del documento o della sezione. Se si lavora con un documento centrale, i documenti secondari rappresentano automaticamente sezioni separate, alla fine delle quali le note finali possono apparire collettivamente. Le differenze nella gestione delle note finali sono minime. L’inserimento da tastiera avviene con[Ctrl]+[Alt]+[D] (Word 2000/XP/2003), altrimenti si utilizza lo stesso comando di menu delle note a piè di pagina. Le altre opzioni di impostazione sono in gran parte le stesse delle note a piè di pagina. È logico, ma non è necessario decidere immediatamente quale metodo utilizzare quando si tratta di note a piè di pagina e note finali. Con il pulsante Converti della finestra di dialogo Opzioni per le note a piè di pagina e le note finali, si decide in seguito se convertire o scambiare le note.