Definire le directory predefinite delle applicazioni di Microsoft Office nella rete con i criteri di gruppo.

In questo articolo scoprirete come utilizzare i criteri di gruppo in Windows Server 2000/2003 per definire le directory predefinite per i documenti, i file modello e i file di avvio automatico (si tratta di modelli …

Definire le directory predefinite delle applicazioni di Microsoft Office nella rete con i criteri di gruppo.

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In questo articolo scoprirete come utilizzare i criteri di gruppo in Windows Server 2000/2003 per definire le directory predefinite per i documenti, i file modello e i file di avvio automatico (si tratta di modelli di Word o Excel che vengono avviati automaticamente all’avvio dell’applicazione) per le applicazioni di Microsoft Office per tutti gli utenti da una posizione centrale e come modificarli con il minimo sforzo, se necessario.

Il seguente articolo ci è stato messo a disposizione per gentile concessione di Ulrich Schlüter. L’articolo è tratto dal seguente titolo del libro: Manuale di integrazione della rete Microsoft

La procedura generale viene illustrata passo per passo utilizzando come esempi Windows 2000 Server e Office XP. Tuttavia, la procedura è simile in Windows Server 2003 e Office 2000 o Office 2003.

Questo articolo affronta i seguenti problemi:

  • Dove trovare i file modello di Microsoft Office per i criteri di gruppo?
  • Quali criteri di gruppo devono essere definiti per definire le directory di archiviazione dei documenti, i file modello personali (file DOT), i file modello di gruppo e le directory di avvio?
  • Che ruolo svolge il criterio di reindirizzamento delle cartelle in questo contesto?
  • Come si può evitare la sincronizzazione offline delle cartelle reindirizzate?
  • Come si può evitare che i modelli di gruppo di Word siano costantemente bloccati dagli utenti durante il giorno e quindi non possano essere modificati?
  • Quali sono gli aspetti da considerare quando si utilizzano più versioni di Office una accanto all’altra?
  • Quali sono le caratteristiche speciali da considerare quando si utilizzano i terminal server?
  • Come si possono importare e mantenere i modelli dei gruppi di lavoro a livello centrale in aziende con diverse sedi e replicarli sui server decentralizzati delle sedi?

Con alcune eccezioni, i file dei modelli di Microsoft Office 2000 si chiamano xxx9.ADM, quelli di Office XP xxx10.ADM e quelli di Office 2003 xxx11.ADM:

File modello di Office 2000

ACCESS9.ADM Linee guida per Access 2000
EXCEL9.ADM Linee guida per Excel 2000
FRONTPG4.ADM Linee guida per FrontPage 2000
CLIPGAL5.ADM Linee guida per le clipart di Office 2000
OFFICE9.ADM Linee guida per Office 2000
OUTLK9.ADM Linee guida per Outlook 2000
PPOINT9.ADM Linee guida per PowerPoint 2000
PUB9.ADM Linee guida per Publisher 2000
WORD9.ADM Linee guida per Word 2000

File modello di Office XP

ACCESS10.ADM Linee guida per Access 2002
EXCEL10.ADM Linee guida per Excel 2002
FP10.ADM Linee guida per FrontPage 2002
GAL10.ADM Linee guida per Office XP Clip Organizer
OFFICE10.ADM Linee guida per Office 2002
OUTLK10.ADM Linee guida per Outlook 2002
PPT10.ADM Linee guida per PowerPoint 2002
PUB10.ADM Linee guida per Publisher 2002
WORD10.ADM Linee guida per Word 2002

File modello di Office 2003

ACCESS11.ADM Linee guida per Access 2003
EXCEL11.ADM Linee guida per Excel 2003
FP11.ADM Linee guida per Frontpage 2003
GAL11.ADM Linee guida per l’Organizzatore di clip di Office 2003
INF11.ADM Linee guida per InfoPath 2003
OFFICE11.ADM Linee guida per Office 2003
OUTLK11.ADM Linee guida per Outlook 2003
PPT11.ADM Linee guida per PowerPoint 2003
PUB11.ADM Linee guida per Publisher 2003
RM11.ADM Linee guida per Relationship Manager 2003
SCRIB11.ADM Linee guida per OneNote 2003
WORD11.ADM Linee guida per Word 2003
I file dei criteri di gruppo di Office 2000, Office XP e anche di Office 2003 non fanno parte della dotazione del rispettivo CD di Office, ma della dotazione del corrispondente Office Resource Kit. È possibile scaricare questo Office Resource Kit dal portale Web di Microsoft:

http://www.microsoft.com/office/ork/xp/default.htm
http://www.microsoft.com/office/ork/2000/default.htm
http://www.microsoft.com/office/ork/2003/default.htm

Su http://www.microsoft.com/office/ork/xp/appndx/appc00.htm sono disponibili tutti i download e i service pack delle varie versioni di Office.

Dopo aver installato Office Resource Kit su un PC client, i file dei modelli si trovano nella directory %SystemRoot%\inf. Per utilizzare i criteri di gruppo di Office in Active Directory, procedere come segue:

  • Installare Office Resource Kit su un client con Windows XP.
  • Copiare i file *.ADM aggiunti alla directory %SystemRoot%\inf dall’installazione di Office Resource Kit nella directory %SystemRoot%\inf del controller di dominio.
  • Si crea un criterio di gruppo e si aggiungono i file dei modelli di gruppo di Office.
  • Si impostano i criteri di gruppo desiderati.
  • La procedura è descritta passo dopo passo. Ma prima diamo uno sguardo alla situazione iniziale della rete.

La situazione iniziale

Il dominio di prova Windows è costituito da un server Windows 2000 con il nome S1, che funge da controller di dominio, e da un client con Windows XP Professional. È necessario un DNS (Domain Name System) perfettamente funzionante, altrimenti i criteri di gruppo non funzioneranno affatto o funzioneranno in modo errato.
Sul client sono installati Windows XP e Office XP. Per verificare l’efficacia dei criteri di gruppo sul computer client, viene impostato un identificatore di prova come “schlueter”.
Prima di utilizzare i criteri di gruppo, l’utente con l’identificativo “schlueter” trova le seguenti impostazioni in Word in Strumenti – Opzioni nella scheda Posizione dei file:

Opzioni in Word

Documenti:
C:\Documents and Settings\schlueter\Own Files
Modelli utente:
C:\Documents and Settings\schlueter\Dati applicazione\Microsoft\Templates.
Modelli del gruppo di lavoro:
Non definito
File di recupero automatico:
C:\Documents and Settings\schlueter\Application Data\Microsoft\Word.
Dizionari:
C:\Programmi\Microsoft Office\Office10.
Avvio automatico:
C:\Documents and Settings\schlueter\Application Data\Microsoft\Word\StartUp.

In Excel, l’utente troverà le seguenti impostazioni in Strumenti – Opzioni nella scheda Generale:

Opzioni in Excel

Posizione di archiviazione predefinita:
C:´Documents and Settings’Supplies’File propri.
Carica tutti i file di questa cartella all’avvio:
non definito

Impostazione dei profili utente memorizzati sul server, delle directory di base e dei reindirizzamenti delle cartelle

Si tratta ora di ridefinire queste directory per le applicazioni di Microsoft Office tramite criteri di gruppo per tutti gli utenti o per gruppi di utenti: Le directory per l’archiviazione dei documenti e per i modelli di documenti devono puntare alle directory del server.

Per gli utenti del dominio, sul server vengono prima definiti i cosiddetti profili utente memorizzati sul server (“profili di roaming”) e le directory di base (home directory). Nel nostro scenario di esempio, le tre sottodirectory Profili, Utenti e Azienda sono impostate sul server S1. Queste directory vengono poi rilasciate. I profili utente memorizzati sul server si trovano nella condivisione \\s1\Profili, le directory di base memorizzate sul server nella condivisione \s1\Utenti. Esiste anche la condivisione \s1\Company, che contiene le directory dei gruppi di tutti gli utenti. La condivisione Azienda contiene quindi documenti e modelli di documenti condivisi dal personale. È necessario anche uno script di login Netlogon.cmd, la cui funzione e struttura saranno discusse più avanti in questo articolo.

Nello snap-in Utenti e computer di Active Directory, le seguenti impostazioni sono memorizzate nella scheda Profilo per l’identificatore “schlueter”:

Snapin in AD

Tuttavia, la sola immissione di una cartella di base nella scheda Profilo non è sufficiente per modificare le directory di archiviazione predefinite per i documenti creati in Microsoft Office e altre applicazioni da C:\Documents and Settings\%USERNAME%\Own Files alla directory di base \S1\Users\%Username%. Anche la cartella“Documenti” deve essere reindirizzata tramite un criterio di gruppo. A tale scopo, avviate lo snap-in Utenti e computer di Active Directory sul server e create una nuova unità organizzativa, ad esempio con il nome “Utenti”. Fate clic su questa unità organizzativa con il tasto destro del mouse e create un nuovo criterio di gruppo tramite Proprietà nella scheda Criteri di gruppo, ad esempio con il nome “Utente Windows XP Standard”.

Snapin in AD

Selezionare quindi il pulsante Modifica per definire il criterio Reindirizzamento cartelle in questo criterio di gruppo:

Nuovo criterio

In Configurazione utente – Impostazioni di Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse sul criterio Reindirizzamento cartelle e impostare la seguente cartella di destinazione: \Nome_server NomeUtente%USERNAME%

Nuovo criterio

Nella scheda Impostazioni, impostare la cartellaImmagini come subordinata alla cartellaDocumenti. Suggerisco inoltre di disattivare l’opzione“Assegna all’utente diritti di accesso esclusivi a Documenti”. Perché altrimenti gli amministratori di sistema non hanno accesso alle directory di base e possono intervenire solo con un notevole sforzo supplementare se l’utente ha bisogno di aiuto in un secondo momento perché ha un problema con un documento nella sua directory di base o se, ad esempio, un utente è malato o in vacanza e un vice o un superiore ha bisogno urgentemente di un documento che si trova nella directory di base dell’utente.

Impostare i diritti

Il criterio di gruppo Reindirizzamento cartelle, come tutti gli altri criteri di gruppo della categoria Configurazione utente, ha effetto solo sugli oggetti utente che sono stati spostati nell’unità organizzativa “Utente” appena creata. Nello scenario di esempio, l’identificatore “schlueter” viene quindi spostato dall’unità organizzativa “Utenti” all’unità organizzativa “Utenti” con il tasto destro del mouse. Se ora si accede al client di Windows XP con l’identificativo “schlueter” e si aprono le proprietà dell’oggetto“Documenti“, alla voce “Destinazione:” non compare più C:\Documents and Settings\schlueter\Own Files, ma la directory di base memorizzata sul server \s1\users\schlueter:

Impostare i diritti

In Word, in Strumenti – Opzioni nella scheda Percorso file, il percorso per l’archiviazione dei documenti è ora \s1\users\schlueter:

Nuovo percorso ora in Word

Anche in Excel il percorso predefinito è cambiato in Strumenti – Opzioni nella scheda Generale. Anch’esso punta a \s1\usersschlueter:

e in Excel

Lo stesso vale per altre applicazioni come PowerPoint e Access.

Disattivare la sincronizzazione offline indesiderata delle cartelle reindirizzate

Tuttavia, il reindirizzamento delle cartelle tramite i criteri di gruppo presenta il seguente svantaggio: le cartelle reindirizzate vengono sincronizzate per impostazione predefinita per il funzionamento offline a ogni accesso e spegnimento, in modo che gli utenti del portatile possano accedere ai loro documenti anche indipendentemente dalla rete. Se si avvia Esplora risorse sul client e si apre la scheda File offline tramite Strumenti – Opzioni, è possibile verificarlo tramite il pulsante Mostra file.

Personalizzare i file offline

In Esplora risorse, in Strumenti – Sincronizzazione viene visualizzato quanto segue:

Personalizza file offline

Se l’utente “schlueter” modifica un gran numero di file nella sua directory di base sul server durante il giorno, al momento della disconnessione dal server appare una finestra che mostra questo processo di sincronizzazione. Questa sincronizzazione può avere senso per gli utenti di computer portatili, perché questi ultimi vogliono continuare a lavorare sui loro documenti a casa o dal cliente, ad esempio. Tuttavia, per motivi di sicurezza, per la maggior parte degli utenti è spesso indesiderabile avere documenti su dischi rigidi decentralizzati del client che potrebbero cadere nelle mani sbagliate. Inoltre, se un utente si collega a un altro client e si disconnette successivamente, i suoi documenti vengono sincronizzati anche sul disco rigido di questo client. Ciò è particolarmente fastidioso per il personale dell’helpdesk, che si collega regolarmente ad altri computer per indagare su errori o configurare nuovi computer.

Nota: a proposito, i file offline sono memorizzati nella directory %Systemroot%\CSC per tutti gli utenti del computer, ma un non amministratore non può vedere questa directory. Nota a margine: con lo strumento MoveUser.exe del Windows Server Resource Kit Tools, questa directory può essere spostata in un’altra partizione.

È possibile impedire la sincronizzazione offline con un criterio di gruppo. Sia in Configurazione computer che in Configurazione utente, nella categoria Modelli amministrativi – Rete – File offline, si trova il criterio Non rendere automaticamente disponibili offline le cartelle reindirizzate. Nello stesso punto si trovano anche i criteri che possono essere utilizzati per disabilitare completamente la sincronizzazione offline, per consentire all’amministratore di impostare le cartelle desiderate per la sincronizzazione offline (tramite elenchi positivi o negativi) e per disabilitare la manipolazione di queste preferenze da parte dell’utente.

Definizione di directory centrali per i modelli di documento

L’obiettivo successivo è quello di definire la directory predefinita per i modelli di documento (file DOT) tramite i criteri di gruppo:
Innanzitutto, copiare tutti i file dei modelli di Office XP (file???10.ADM) che sono stati aggiunti alla directory %SystemRoot%\inf del client Windows XP con l’installazione di Office Resource Kit nella directory %SystemRoot%\inf del controller di dominio.

Sul server, riavviare lo snap-in Utenti e computer di Active Directory e aprire il modello di gruppo Utenti standard di Windows XP tramite il pulsante Modifica.

Fare clic con il tasto destro del mouse sulla categoria Configurazione utente – Modelli amministrativi e selezionare Aggiungi/Rimuovi modelli. Vengono visualizzati prima i modelli già caricati. Utilizzate il pulsante Aggiungi per selezionare tutti i file ADM nella directory %SystemRoot%\inf. Caricare prima i modelli EXCEL10, OFFICE10 e WORD10:

Personalizzare i modelli

Aprite la categoria Configurazione utente – Modelli amministrativi – Microsoft Word 2002 – Strumenti | Opzioni Posizione file. Utilizzando il criterio di gruppo Documenti, è possibile impostare una posizione predefinita per i documenti di Word diversa dalla directory di base dell’utente \s1\users\%USERNAME%.

Personalizzare la directory predefinita

Per i seguenti motivi, può essere utile inserire la directory del gruppo, del reparto o del progetto dell’utente come directory predefinita in questo criterio di gruppo. Se questo criterio di gruppo non è definito, la directory di base dell’utente per l’apertura e il salvataggio dei documenti viene suggerita non appena l’utente fa clic su “File – Apri” o “File – Salva con nome” in Word. Per la maggior parte degli utenti, tuttavia, è opportuno archiviare la maggior parte dei documenti creati sul posto di lavoro nella directory di gruppo piuttosto che in quella privata. In questo modo, non solo i colleghi hanno accesso ai documenti richiesti congiuntamente, ma in caso di malattia o di congedo di un dipendente, questa archiviazione dei documenti evita all’amministratore di dover chiedere al sostituto o al supervisore di cercare nella directory privata del dipendente assente un documento urgente che non si trova nella directory del reparto. Nella directory privata di un dipendente, infatti, dovrebbero essere archiviati solo i documenti che non devono essere esplicitamente accessibili ai membri del reparto o del progetto.

Immaginate un reparto in cui molti dipendenti scrivono ogni giorno in Word domande, preventivi o altra corrispondenza con i clienti. Ogni volta che un impiegato vuole salvare un nuovo documento nella directory del gruppo, fa clic su “File – Salva con nome” in Word. Se la sua directory di base personale è ora suggerita, deve prima passare alla directory del gruppo. Se vuole aprire un documento del gruppo da rivedere in Word, fa clic su “File – Apri” in Word e deve prima passare dalla directory “Documenti” alla directory del gruppo. Se, tuttavia, la politica di gruppo “Documenti” specifica la directory aziendale o addirittura quella di reparto, questo sforzo viene omesso e l’utente viene anche “educato” ad archiviare i risultati del lavoro nella directory di gruppo e non in quella personale.

Adattare la directory

Aprite ora la categoria Configurazione utente – Modelli amministrativi – Microsoft Office XP – Percorsi condivisi:

Personalizza directory

Con il criterio Percorso modelli utente è possibile impostare il percorso da definire per i modelli utente. Tramite il criterio di gruppo Percorso modelli del gruppo di lavoro, invece, è possibile impostare quale directory di Word deve essere definita come directory dei modelli del gruppo. L’utente ha bisogno di accedere in scrittura alla directory dei modelli utente, perché lì viene creato, ad esempio, il file NORMAL.DOT di Word. La maggior parte degli utenti ha bisogno solo di un accesso in lettura alla directory dei modelli di gruppo. Solo i membri del personale autorizzati ad aggiungere e modificare i file dei modelli di gruppo devono avere diritti di directory più ampi su questa directory del server centrale.

Un approccio possibile è quello di creare una sottodirectory H:\Templates nella directory di base H: per ogni utente tramite lo script di login e definire questa directory come directory dei modelli utente. Nella condivisione \\Servername\Company, si potrebbe creare una sottodirectory Company templates. Questa directory verrebbe definita come percorso dei modelli del gruppo di lavoro, con, ad esempio, il permesso di lettura per il gruppo Utenti del dominio e il permesso di lettura per il gruppo Amministratori del dominio o un gruppo speciale “Amministratori dei modelli” per la directory \Servername\Company\Company templates.

Se in azienda si utilizzano altre applicazioni oltre a Microsoft Office, come AutoCAD o un’applicazione commerciale come SAP o SAGE KHK, potrebbero essere necessarie directory di modelli diverse per le varie applicazioni. Tuttavia, l’approccio proposto sarebbe troppo miope. Una soluzione più lungimirante sarebbe quella di suddividere ulteriormente le directory per i modelli utente e per i modelli aziendali:

Nella condivisione \\Servername\Azienda, ad esempio, si crea la directory “Modelli aziendali” con le sottodirectory “Office”, “AutoCAD” ecc. Utilizzate lo script di login per assicurarvi che nella directory di base H: memorizzata sul server di ogni utente venga creata una directory “Templates” con le sottodirectory desiderate, come “Office”, “AutoCAD” ecc:
H:\Templates\Office
H:\Templates\AutoCAD
H:\Templates\SAGE KHK

Quando si lavora con versioni diverse di Microsoft Office (2000/2002/2003), può essere utile o inevitabile creare sottodirectory separate in modo che non ci siano conflitti, perché il comportamento delle macro delle diverse versioni di Office è diverso, ad esempio.
\Nome server Azienda Modelli Office 2000
\Nome del server Azienda Modelli Office 2002
\Nome del server Azienda Modelli Office 2003

Creare automaticamente le directory dei modelli tramite uno script di login

Affinché questa procedura funzioni, è necessario utilizzare uno script di login per garantire che per ogni utente venga creata una directory H:\Templates nella directory di base H: memorizzata sul server e che vengano create le sottodirectory desiderate. Lo script di accesso potrebbe avere la seguente struttura:

@echo off
rem Homedirectory viene controllato e le directory importanti vengono create:
if /i “%HOMEDRIVE%”==”H:” goto HOMEOKAY
cls
echo La cartella base H: non è stata impostata o è stata impostata in modo errato.
echo Contattare l’helpdesk al numero Tel. 12345
echo.
pausa
c:
%LOGONSERVER%\netlogon\util\logoff.exe
uscire
:HOMEOKAY
se non esiste “h:\Templates” md “h:\Templates” > NUL: 2>&1
md h:\Templates\Office > NUL: 2>&1
md h:\Templates\AutoCAD > NUL: 2>&1
md h:\Templates\Sage KHK > NUL: 2>&1
rem La directory di gruppo “Company” è mappata su G::
net use g: /del > NUL: 2>&1
net use g: “\\S1\Company” > NUL: 2>&1

Questo script di login controlla innanzitutto che l’amministratore non abbia dimenticato di mappare l’unità H: su \\Servername\Users%USERNAME% nella scheda Profilo in Cartella base quando si imposta un nuovo identificatore. In questo caso, viene visualizzato un messaggio di errore. Allo stesso modo, è possibile verificare nello script di login se per un nuovo utente è stato specificato un percorso di profilo (profilo utente memorizzato sul server = profilo di roaming):

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In questo caso, l’utente viene disconnesso immediatamente, in modo che non si verifichino errori successivi. Quindi vengono create le directory H:\Templates con le relative sottodirectory. Il reindirizzamento“> NUL: 2>&1” dietro i comandi md(md = makedir) fa sì che non venga visualizzato né un messaggio di conferma come“la directory è stata creata” né un messaggio di errore come“la directory xxx esiste già“.

Tramite il comando net use g: \S1\Azienda > NUL: 2>&1 l’unità G: è collegata alla condivisione \Servername\Azienda per tutti gli utenti. Gli utenti trovano ora i loro documenti e modelli personali nell’unità H: e i documenti e i modelli di gruppo nell’unità G:.

Ora il percorso dei modelli utente può essere definito con H:´Templates’Office.

Controllo del percorso

A proposito, il campo Percorso modelli utente può anche contenere un percorso UNC con la variabile %USERNAME%:

Controllo del percorso

Dopo aver impostato il criterio del percorso dei modelli utente su \\Servername\Users\%USERNAME%\Templates\Office, l’utente troverà questa impostazione in Word, in Opzioni, nella scheda Percorso file, come voce non modificabile dopo Modelli utente.

Non appena si accede nuovamente al client Windows XP, il percorso impostato tramite il criterio di gruppo Percorso modelli utente dovrebbe essere visualizzato in Word in Strumenti – Opzioni – Posizione per i file:

Controllo percorso

Successivamente, impostate il percorso dei modelli del gruppo di lavoro in Configurazione utente – Modelli amministrativi – Microsoft Office XP – Percorsi condivisi.

Nuovo criterio

Nella condivisione del server Company, viene creata una directory Company templates con le sottodirectory desiderate Office, AutoCAD, ecc. Tutti gli utenti devono avere accesso in lettura a questa directory, ma solo gli utenti autorizzati a modificare i file dei modelli e ad aggiungere nuovi modelli aziendali devono avere accesso in scrittura. A questo punto si può scegliere la via più semplice e inserire la directory \Servername\Company\Company templates\Office come percorso dei modelli del gruppo di lavoro:

Specificare il nuovo percorso

I modelli di documenti centrali non devono essere bloccati dagli utenti per motivi di manutenzione.

Tuttavia, questa procedura presenta un grave svantaggio: se gli utenti lavorano con Word durante il giorno e utilizzano i modelli aziendali di Word, questi file DOT sono costantemente accessibili e non possono essere modificati ad hoc secondo le necessità. Per ovviare a questo problema, è opportuno seguire la seguente procedura:

Utilizzando lo script di login, l’intera directory Modelli aziendali viene replicata in C:\Modelli aziendali con lo strumento Robocopy.exe. Lo strumento Robocopy.exe e la relativa documentazione Robocopy.doc fanno parte del Windows Server Resource Kit Tools. Leggete anche l’articolo “Robocopy – il gigante della copia”.

Lo strumento Robocopy sincronizza molto rapidamente la directory centrale \Servername\Company\Corporate Templates con la directory decentralizzata C:\Corporate Templates. Ora è necessario aggiungere la seguente riga allo script di login:

start /min %LOGONSERVER%\netlogon\util\robocopy.exe \s1\Company\templates c:\Company\templates /mir /w:0 /r:0 > NUL: 2>&1

Se per motivi di sicurezza si desidera che i file dei modelli si trovino localmente sui client, è anche possibile eseguire il mirroring dei file nella directory di base dell’utente H: utilizzando Robocopy. Questa procedura è particolarmente utile se Office viene avviato da un terminal server, perché in una sessione di terminal server l’utente non ha accesso in scrittura all’unità C:. In questo caso, il comando seguente viene aggiunto allo script di login:

start /min %LOGONSERVER%\netlogon\util\robocopy.exe \s1\azienda\templates \Servername\Users%USERNAME%\azienda\templates /mir /w:0 /r:0 > NUL: 2>&1

A proposito, l’espressione start /min fa sì che la sincronizzazione della directory Modelli aziendali venga eseguita in background e in una finestra ridotta a icona. In background significa che i comandi successivi dello script di accesso vengono elaborati senza attendere il termine del comando robocopy. Immettere il comando start /? in una casella di comando (prompt dei comandi) per conoscere le possibilità offerte dal comando start.

L’espressione > NUL: 2>&1 sopprime tutti i messaggi che altrimenti lo strumento Robocopy.exe visualizza sullo schermo.

Pertanto, nei criteri di percorso dei modelli del gruppo di lavoro, invece del percorso \Servername\Company\Company templates\Office, è ora possibile inserire il percorso C:\Company templates\Office o il percorso UNC \Servername\Users\%USERNAME%\Company templates\Office:

Specificare il nuovo percorso

Dopo aver definito il percorso dei modelli del gruppo di lavoro, la scheda Posizione dei file in Word in Strumenti – Opzioni mostra ora C:´Modelli aziendali´Office come directory dei modelli del gruppo di lavoro:

Nuovo percorso impostato

Impostare la directory di avvio automatico tramite un criterio di gruppo

Nelle grandi aziende, spesso all’avvio di Word viene caricato anche un file modello. Questo file modello deve eseguire determinate macro o adattare i menu di Word per l’azienda. Per impostazione predefinita, all’avvio di Word vengono caricati tutti i file che si trovano nella directory specificata come directory “Avvio automatico” in Strumenti – Opzioni – Percorso file. Poiché sul server è già stata creata una directory centrale per i modelli aziendali, è opportuno aggiungere a questa directory una directory di avvio. Tuttavia, non esiste una directory di avvio solo in Word, ma anche in Excel. In Excel è possibile trovare la directory di avvio tramite Strumenti – Opzioni nella scheda Generale nel campo Carica tutti i file in questa cartella all’avvio.

È possibile seguire la seguente procedura: Nella directory centrale del server \\Servername\Company\Company Templates\Office, impostare le due sottodirectory Word Startup e Excel Startup. La routine Robocopy dello script di login assicura che anche queste sottodirectory siano sincronizzate con C:\Company Templates. Tramite i corrispondenti criteri di gruppo, le directory decentrate C:\Company Templates\Office\Word-Startup e C:\Company Templates\Office\Excel-Startup sono ora definite al posto delle directory centrali \Servername\Company Templates\Word-Startup e \Servername\Company\Company Templates\Office\Excel-Startup. I file DOT nella directory centrale \Servername\Company\Company Templates\Word-Startup non sono quindi bloccati dagli utenti durante il giorno e possono essere mantenuti dal personale di amministrazione del sistema.

Ora è necessario definire le linee guida per le directory di avvio di Word ed Excel. Per Word 2002, il criterio corrispondente si trova in Configurazione utente – Modelli amministrativi – Microsoft Word 2002 – Strumenti | Opzioni – Posizioni file di avvio:

Linee guida impostate

E un altro percorso

La directory di avvio di Excel 2002 si definisce tramite Configurazione utente – Modelli amministrativi – Microsoft Excel 2002 – Strumenti | Generale – Directory di avvio alternativa:

Criteri per Excel

Linee guida per Excel

Per vedere il risultato sul client di Windows XP, accedete nuovamente o – metodo più rapido – impostate il comando gpupdate tramite “Start – Esegui”. Il comando gpupdate fa sì che i criteri di gruppo vengano aggiornati senza ritardi. In Word 2002, tramite Strumenti – Opzioni nella scheda Percorso file, si otterrà il seguente risultato:

Risultato di tutti gli sforzi in Word

In Excel 2002, aprire la scheda Generale in Extra – Opzioni per verificare il risultato dei nuovi criteri di gruppo definiti:

e in Excel

Sincronizzare i modelli di documento su più postazioni

Se l’azienda è composta da più sedi, non ha certo senso che un dipendente della sede X specifichi la directory dei modelli aziendali di un server della sede Y come directory dei modelli di documento tramite il criterio Percorso modelli gruppo di lavoro. Lo stesso vale per i criteri che determinano la posizione di archiviazione dei documenti di avvio. Sarebbe opportuno che tutti i modelli di documenti aziendali fossero gestiti da personale selezionato in una directory centrale“modelli aziendali” su un server della sede principale e che questa directory centrale fosse poi replicata sui server decentrati delle filiali. Ad esempio, è possibile creare una sottodirectory “Modelli aziendali” nella condivisione Netlogon del controller di dominio della filiale principale e impostare e mantenere lì tutti i modelli di documenti.(Nota: la directory %SystemRoot%\SYSVOL%DomainName%\scripts è condivisa come NETLOGON per impostazione predefinita). Il contenuto della condivisione Netlogon viene replicato automaticamente a tutti i controller di dominio. Per i dipendenti della sede X, ora si imposta un’unità organizzativa e si crea un criterio per questa OU in cui la directory dei modelli aziendali \Server_Location_X\NETLOGON\Company viene inserita nel criterio del percorso dei modelli del gruppo di lavoro. Sarebbe più complicato collocare la directory “Modelli aziendali” in un altro punto del server centrale e fare in modo che questa directory venga replicata sui server di tutte le sedi del dominio impostando il DFS (Distributed File System).

Imparare a padroneggiare l’interazione tra i modelli di gruppo, gli strumenti di Office Resource Kit e gli script di login

Tuttavia, tramite i criteri di gruppo è possibile definire molto di più che le directory dei modelli di documento. È possibile impostare e ridefinire quasi tutte le opzioni di Windows XP e Office XP da una posizione centrale. Per le opzioni per le quali non esistono criteri di gruppo prefabbricati da Microsoft o per le applicazioni di terze parti come AutoCAD, Sage KHK o SAP, potete creare voi stessi dei criteri di gruppo. Per sapere come fare, ad esempio, si può consultare il libro Integrationshandbuch Microsoft-Netzwerk, Galileo Computing, ISBN 3-89842-402-2. Ciò che non può essere fatto tramite i criteri di gruppo può essere fatto, quasi senza eccezioni, tramite script di login o script di avvio. Come dimostra questo esempio, tuttavia, spesso è solo l’interazione tra script e criteri di gruppo a produrre il risultato desiderato. Troverete istruzioni dettagliate in merito anche nel libro citato in precedenza.

Un’ultima osservazione: i criteri di gruppo impongono le impostazioni. L’utente non può modificarle. Se il percorso per l’archiviazione standard dei documenti o per la directory dei modelli viene definito tramite un criterio di gruppo, tutti gli utenti a cui si applica questo criterio di gruppo sono interessati. Tuttavia, ci sono opzioni che dovrebbero essere preimpostate dall’amministrazione del sistema perché hanno senso per la maggior parte degli utenti, ma che devono essere modificate dal singolo utente se necessario. L’Installazione guidata di Microsoft Office, contenuta nel Kit risorse di Office, offre un’alternativa ai criteri di gruppo per questo scopo. Per altre applicazioni, ad esempio quelle di terze parti, è possibile utilizzare script di accesso per creare impostazioni predefinite sensate che possono essere successivamente adattate dal singolo utente in base al proprio modo di lavorare. Il libro fornisce anche alcune ricette per questo problema.

Ulrich Schlüter

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